Ob Website-Anfrage, interne Benachrichtigung, wöchentlicher Projektstatus oder komplett individueller Workflow: Mit n8n
und smenso lassen sich viele wiederkehrende Abläufe deutlich schlanker gestalten.
In diesem Artikel zeigen wir euch, was mit dem smenso Node möglich ist, welche Funktionen aktuell verfügbar sind und wie
ihr damit eure Projektarbeit effizienter machen könnt.
Was ist n8n?
Falls ihr n8n noch nicht kennt: n8n ist eine Plattform zur Workflow-Automatisierung. Damit könnt ihr verschiedene Tools,
Apps und Systeme miteinander verbinden, ohne jeden einzelnen Prozess manuell abarbeiten zu müssen.
Ein Workflow in n8n besteht aus sogenannten Nodes. Jeder Node übernimmt eine bestimmte Aufgabe. Ein Node kann zum
Beispiel einen Webhook empfangen, eine E-Mail versenden, Daten verarbeiten, eine Microsoft Teams Nachricht erstellen
oder eben eine Aufgabe in smenso anlegen.
Das Prinzip ist einfach:
Ein Ereignis passiert, n8n reagiert darauf und führt anschließend definierte Schritte automatisch aus.
Zum Beispiel:
Eine Person füllt ein Formular auf eurer Website aus. Die Anfrage wird per Webhook an n8n übergeben. n8n erstellt daraus
automatisch eine Aufgabe in smenso und informiert gleichzeitig das zuständige Team in Microsoft Teams.
So wird aus einer einfachen Anfrage direkt ein strukturierter Arbeitsprozess.
Warum n8n und smenso so gut zusammenpassen
In smenso laufen Projekte, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Zusammenarbeit zusammen. Im Arbeitsalltag entstehen
wichtige Informationen aber oft außerhalb von smenso: über Websites, E-Mails, Chat-Tools, Formulare, andere Plattformen
oder interne Systeme. Genau hier kommt n8n ins Spiel.
Mit n8n könnt ihr diese Systeme miteinander verbinden und smenso automatisch mit den passenden Informationen
versorgen. Dadurch werden Prozesse nicht nur dokumentiert, sondern direkt angestoßen.
Das bedeutet konkret:
- weniger manuelles Übertragen von Daten
- weniger Copy-and-paste zwischen verschiedenen Tools
- schnellere Reaktion auf neue Anfragen
- bessere Nachvollziehbarkeit
- klarere Zuständigkeiten
- zuverlässigere Abläufe
- mehr Zeit für die eigentliche Projektarbeit
Kurz gesagt: smenso bleibt euer zentraler Ort für Projektarbeit, während n8n im Hintergrund Prozesse automatisiert und Informationen intelligent weiterleitet.
Unser smenso Node für n8n
Mit dem smenso Node für n8n könnt ihr smenso direkt in eure Workflows integrieren. Aktuell unterstützt der Node zentrale Funktionen rund um Projekte und Aufgaben. Damit lassen sich typische Projektmanagement-Abläufe automatisieren, ohne dass ihr dafür eigene API-Requests bauen müsst. Der Node ist auf der n8n Plattform verfügbar:
smenso Integration auf n8n:
https://n8n.io/integrations/smenso
Verfügbare Projekt-Funktionen
Für Projekte stehen euch aktuell folgende Aktionen zur Verfügung.
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Get Many | Ruft eine Liste von Projekten ab |
| Get | Ruft ein einzelnes Projekt per ID ab |
| Create | Erstellt ein neues Projekt |
| Update | Aktualisiert ein bestehendes Projekt |
| Delete | Löscht ein Projekt |
| Archive | Archiviert ein Projekt |
Damit könnt ihr zum Beispiel Projekte aus smenso abrufen, neue Projekte automatisch anlegen oder bestehende
Projektdaten aus anderen Systemen heraus aktualisieren.
Das ist besonders hilfreich, wenn smenso Teil einer größeren Prozesslandschaft ist und Projektinformationen nicht isoliert
betrachtet werden sollen.
Verfügbare Aufgaben-Funktionen
Für Aufgaben bietet der smenso Node aktuell folgende Aktionen.
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Get Many | Ruft Aufgaben eines Projekts ab |
| Get Tree | Ruft eine Aufgabe inklusive aller Unteraufgaben ab |
| Create | Erstellt eine neue Aufgabe |
| Update | Aktualisiert eine bestehende Aufgabe |
| Delete | Löscht eine Aufgabe |
Gerade die Aufgaben-Funktionen sind im Alltag besonders spannend. Viele Prozesse beginnen nämlich genau dort: mit
einer Aufgabe. Eine Kundenanfrage, ein interner Auftrag, ein Supportfall, ein Change Request, ein Follow-up oder eine wiederkehrende Prüfung: All das lässt sich mit n8n automatisch als Aufgabe in smenso anlegen oder weiterverarbeiten.
UPDATE: Wir haben unseren offiziellen smenso n8n Node komplett überarbeitet und massiv erweitert. Die neue Version deckt alles ab. 12 vollständige Ressourcen und über 70 einzelne Operationen. DEN ARTIKEL HIERZU FINDET IHR HIER:
https://smenso.de/smenso-vollstaendig-in-n8n-integriert/
Beispiel: Website-Anfrage wird automatisch zur smenso Aufgabe
Ein sehr typisches Beispiel ist ein Anfrageformular auf einer Website.
Bisher läuft so ein Prozess oft ungefähr so:
- Eine Anfrage kommt über die Website rein.
- Jemand liest die E-Mail.
- Die Informationen werden manuell in ein Projekt oder eine Aufgabe übertragen.
- Das zuständige Team wird separat informiert.
- Rückfragen und Status müssen anschließend nachgehalten werden.
Mit n8n und dem smenso Node kann daraus ein automatisierter Workflow werden:
- Eine Person sendet über die Website eine Anfrage ab.
- Die Website übergibt die Daten per Webhook an n8n.
- n8n erstellt automatisch eine Aufgabe in einem definierten smenso Projekt.
- Die Aufgabe enthält alle relevanten Informationen aus der Anfrage.
- Gleichzeitig wird eine Nachricht an die Verantwortlichen in Microsoft Teams gesendet.
- Das Team kann direkt in smenso mit der Bearbeitung starten.
Der Vorteil: Die Anfrage landet nicht irgendwo im Postfach, sondern direkt dort, wo sie bearbeitet werden soll.
Unser erster Beispiel-Workflow auf n8n
Für genau diesen Anwendungsfall haben wir bereits einen Beispiel-Workflow auf n8n veröffentlicht:
Create smenso tasks from webhooks and notify Microsoft Teams
https://n8n.io/workflows/15268-create-smenso-tasks-from-webhooks-and-notify-microsoft-teams/
Der Workflow zeigt, wie ihr per Webhook Daten empfangen, daraus automatisch eine Aufgabe in smenso erstellen und zusätzlich eine Benachrichtigung in Microsoft Teams senden könnt. Das ist ein guter Einstieg, um zu verstehen, wie smenso und n8n zusammenspielen können.
Typische Einsatzbereiche dafür sind:
- Kontaktanfragen über die Website
- Supportanfragen
- Angebotsanfragen
- interne Freigabeprozesse
- Kundenfeedback
- Änderungswünsche
- technische Meldungen
- Projektanfragen
- Formularübermittlungen aus Portalen
Zweiter Beispiel-Workflow: Wöchentlicher Projektstatus per E-Mail
Send a weekly smenso project status report via email with Gmail
diese Aufgabe übernehmen.
- Der Workflow startet automatisch einmal pro Woche.
- n8n ruft relevante Projektinformationen aus smenso ab.
- Die Daten werden für den Bericht aufbereitet.
- Gmail versendet den Statusbericht automatisch per E-Mail.
Ideen für eigene Workflows mit smenso und n8n
Neue Leads automatisch in smenso überführen
Projekt automatisch anlegen
Aufgaben aus externen Systemen synchronisieren
smenso. Das kann zum Beispiel aus folgenden Systemen passieren:
- CRM-Systeme
- Formulare
- Datenbanken
- E-Mail-Postfächer
- Support-Systeme
- interne Portale
- Tabellen
- Webhooks
- andere Projekt- oder Tickettools
Microsoft Teams automatisch informieren
Wiederkehrende Statusberichte erstellen
Aufgaben inklusive Unteraufgaben abrufen
ihr komplexere Aufgabenstrukturen aus smenso weiterverarbeiten oder analysieren möchtet.
Eskalationen und Erinnerungen automatisieren
- Eine Aufgabe ist überfällig.
- Ein Projektstatus ändert sich.
- Ein bestimmter Meilenstein wurde erreicht.
- Eine neue Aufgabe wurde erstellt.
- Ein Report soll regelmäßig verschickt werden.
- Eine Information soll an ein anderes System übergeben werden.
Warum Automatisierung im Projektmanagement so viel bringt
man denkt. Eine Aufgabe anlegen. Daten kopieren. Zuständige informieren. Status prüfen. E-Mail schreiben. Rückfrage stellen. Bericht erstellen. Informationen übertragen.
Automatisierung hilft dabei, genau diese wiederkehrenden Routinen zu reduzieren.
Wie wir den smenso Node selbst nutzen
automatisieren. Das ist für uns besonders wichtig, weil wir Automatisierung nicht nur als technische Spielerei sehen. Wir möchten Lösungen schaffen, die im echten Arbeitsalltag funktionieren.
Für wen ist der smenso Node interessant?
Besonders hilfreich ist er für:
| Bereich | Möglicher Nutzen |
|---|---|
| Projektmanagement | Aufgaben automatisch erstellen, Statusberichte versenden, Projekte aktualisieren |
| Marketing | Website-Anfragen direkt in smenso überführen |
| Sales | Leads und Angebotsanfragen strukturiert weiterbearbeiten |
| Support | Supportfälle automatisch als Aufgaben erfassen |
| IT | Systeme flexibel miteinander verbinden |
| Operations | Wiederkehrende Prozesse standardisieren |
| Management | Regelmäßige Reports automatisieren |
| Agenturen | Kundenanfragen und Projektstarts automatisieren |
Im Grunde gilt: Wenn Informationen regelmäßig in smenso landen sollen, kann n8n diesen Prozess wahrscheinlich
automatisieren.
So könnt ihr starten
Wenn ihr den smenso Node ausprobieren möchtet, findet ihr ihn direkt auf der n8n Plattform:
smenso Integration: https://n8n.io/integrations/smenso/
Dort findet ihr auch erste Beispiel-Workflows, die ihr euch anschauen und als Inspiration nutzen könnt.
Bereits verfügbar:
Create smenso tasks from webhooks and notify Microsoft Teams
https://n8n.io/workflows/15268-create-smenso-tasks-from-webhooks-and-notify-microsoft-teams/
Send a weekly smenso project status report via email with Gmail
https://n8n.io/workflows/15269-send-a-weekly-smenso-project-status-report-via-email-with-gmail/
Wir werden dort nach und nach weitere Beispiel-Workflows veröffentlichen.
Fragen zum smenso Node?
Wenn ihr Fragen zum smenso Node, zu den Beispiel-Workflows oder zu möglichen Automatisierungsideen habt, meldet
euch gerne bei mir. Ihr findet mein n8n Creator-Profil hier:
Sven von smenso auf n8n:
https://n8n.io/creators/sven-von-smenso/
Ich freue mich, wenn ihr euch die Workflows anschaut, sie ausprobiert und eigene Automatisierungsideen mit smenso und
n8n entwickelt.
Fazit: smenso und n8n machen Projektarbeit automatisierbarer
Mit unserem smenso Node für n8n könnt ihr smenso direkt in automatisierte Workflows einbinden. Dadurch lassen sich
Projekte und Aufgaben mit anderen Tools verbinden, Informationen automatisch übertragen und wiederkehrende Prozesse
deutlich effizienter gestalten.
Ob Website-Anfrage, Microsoft Teams Benachrichtigung, wöchentlicher Projektstatus oder individuelle Prozesslogik: Mit
smenso und n8n könnt ihr viele Abläufe vereinfachen. Für uns ist der smenso Node ein weiterer Schritt, um Projektarbeit smarter, vernetzter und produktiver zu machen. Und das Beste daran: Die ersten Workflows sind bereits verfügbar. Ihr könnt also direkt loslegen, euch inspirieren lassen und eigene Automatisierungen aufbaue.
