Die Digitalisierung des Projektmanagements bei itmX GmbH mit smenso
Die itmX GmbH, mit Hauptsitz in Pforzheim, ist ein modernes Unternehmen mit einer langen Geschichte, das sich im Jahr 2020 aus der NTT Data Business Solutions (ehemals itelligence AG) herausgegründet hat. Mit ihrer voll in SAP integrierten CRM Suite schafft itmX unverwechselbare Kundenerlebnisse und eine echte 360°-Sicht auf alle Marketing-, Sales-, Commerce- und Serviceprozesse. Mit etwas mehr als 60 Mitarbeitern konzentriert sich itmX auf die Bedürfnisse des DACH-Mittelstands und unterstützt Unternehmen dabei, ihre Projekte erfolgreich zu managen. Dabei spielte das Projektmanagement-Tool smenso eine wichtige Rolle, da es die Transformation von Excel-basierten Prozessen zu einer effizienten, transparenten und kollaborativen Arbeitsweise ermöglichte. Im Folgenden werden die Erfahrungen und Ergebnisse von itmX mit dem Einsatz von smenso beschrieben.
Problemstellung
Vor der Implementierung von smenso stand itmX vor einigen Herausforderungen. Die Verwendung von Excel zur Projektverwaltung führte zu fehlender Transparenz und Nachverfolgbarkeit bei einzelnen Aufgaben. Jeder Mitarbeiter verfolgte seinen eigenen Ansatz und verwendete individuelle Vorlagen, was die Einheitlichkeit und den Überblick über die Projekte erschwerte. Aus diesem Grund suchte itmX nach einer modernen Lösung, die nicht nur eine bessere Projektverwaltung ermöglicht, sondern auch nahtlos mit anderen Tools wie Jira und der Microsoft-Welt (SharePoint, Teams) integriert werden kann.
Motivation & Herausforderung
Die Motivation zur Änderung und die Einführung einer Projektmanagement-Lösung waren klar: itmX benötigte eine konsistente und transparente Arbeitsweise, um die Projektabwicklung zu optimieren und die Zusammenarbeit sowohl intern als auch mit Kunden zu verbessern. Die Entscheidung, smenso einzusetzen, war ein logischer Schritt, und ein Projektteam wurde gebildet, um die Einführung von smenso strukturiert vorzubereiten. Heute bildet itmX den gesamten Projektlebenszyklus über smenso ab. Angefangen beim PreSales Prozess, über die Anforderungsworkshops, die Angebotserstellung und auch später wir smenso benutzt, wenn es zum Projekt kommt. So gehen wichtige Daten aus der PreSales Phase und Aufwandsschätzungen auch nicht verloren.
Entscheidungsfindung und Lösung
Die Ergebnisse der Einführung von smenso wurden von allen Anwendern als spürbare Produktivitätssteigerung wahrgenommen. Jeder Mitarbeiter erhielt Zugriff auf das Tool, und es wurde unternehmensweit eingesetzt. Verschiedene Abteilungen, angefangen beim Management bis hin zu Marketing und Produktmanagement, nutzen smenso zur Verwaltung ihrer Aufgaben und Projekte. Die Transparenz, die durch den Einsatz von smenso geschaffen wird, ermöglicht eine klare Aufgabenverteilung und die Aufteilung großer Ziele in überschaubare Arbeitspakete. Marketing nutzt smenso zur kompletten Planung aller anfallenden Aufgaben. Das Produktmanagement nutzt smenso für die Roadmap und die Quartalsplanung.
Obwohl smenso eine Fülle von Funktionalitäten bietet, wurde nicht jeder Aspekt sofort genutzt. Die rasche Weiterentwicklung und Einführung neuer Features stellte itmX vor die Herausforderung, die Anwender kontinuierlich zu schulen und mit auf die Reise der Digitalisierung zu nehmen. Durch die Schaffung von Vorlagen und Standards konnte itmX sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter sich schnell in jedem Projekt zurechtfindet und einheitlich arbeitet. So gibt es heute standardisierte Templates für die Einführung von CRM-Projekten, die bereits ab dem PreSales Prozess genutzt werden oder für das Marketing standardierte Vorlagen, wenn es um das Organisieren von größeren Events geht.
Durch die gemeinsame Nutzung von smenso mit Kunden konnte darüber hinaus die Kommunikation mit Kunden verbessert werden. Projektpläne der teils sehr umfangreichen Projekte waren für alle Beteiligten transparent und jederzeit einsehbar.
Die Zusammenarbeit mit smenso und seinen Ansprechpartnern erwies sich als äußerst positiv. Die Anliegen von itmX wurden immer berücksichtigt, Feedback wurde schnell umgesetzt, und die Beratung war stets konstruktiv. Es entstand eine enge Verbindung und ein echtes Hand-in-Hand-Gefühl, das dazu führte, dass smenso zur bevorzugten Projektmanagement-Lösung für itmX wurde.
Insgesamt war die Einführung von smenso bei itmX ein großer Erfolg. Das Unternehmen hat seine Projektmanagement-Prozesse digitalisiert und profitiert nun von einer verbesserten Transparenz, effizienteren Arbeitsabläufen und einer stärkeren Zusammenarbeit. Die partnerschaftliche Beziehung zu smenso hat dazu beigetragen, dass die Lösung optimal genutzt wird und den spezifischen Anforderungen von itmX gerecht wird. itmX sieht eine vielversprechende Zukunft in der weiteren Nutzung von smenso und freut sich darauf, die Zusammenarbeit weiter zu vertiefen.
Erfolgreiche Implementierung und Nutzerbasis von smenso bei itmX
Die Verwendung von smenso erstreckt sich über alle Abteilungen hinweg, einschließlich Management, Marketing, Produktmanagement und Beratung. Dadurch werden die Projektmanagement-Prozesse einheitlich gestaltet und eine nahtlose Zusammenarbeit ermöglicht.
Darüber hinaus setzt itmX Gast-Zugänge für Kunden ein, mit denen sie in aktuellen Projekten zusammenarbeiten. Diese Gast-Accounts bieten den Kunden einen umfassenden und stets aktuellen Überblick über den Projektstatus. Die transparente Darstellung der Projekte stärkt das Vertrauen zwischen itmX und seinen Kunden und fördert eine effiziente Kommunikation. Auch offene To-Do’s und Aufgaben werden über die Plattform verwaltet, was eine reibungslose und transparente Projektumsetzung ermöglicht.
Mit drei engagierten Admins hat itmX das Management von smenso optimal organisiert. Ein Admin aus dem Bereich „People“ übernimmt die Verwaltung neuer interner Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass alle Zugang zu smenso erhalten und effizient damit arbeiten können. Ein weiterer Admin aus dem Bereich „Projects“ koordiniert die Gastzugriffe und stellt sicher, dass Kunden und externe Personen einen reibungslosen Zugang zu den relevanten Projektinformationen haben. Der dritte Admin hat einen übergreifenden Überblick über smenso und sorgt dafür, dass die Software reibungslos und effektiv im gesamten Unternehmen funktioniert.
Die erfolgreiche Implementierung von smenso und die breite Nutzung durch itmX-Mitarbeiter und Kunden unterstreichen die Effektivität der Projektmanagement-Lösung. Durch den Einsatz von smenso konnten die Projektprozesse bei itmX optimiert, die Kommunikation mit Kunden verbessert und die Effizienz gesteigert werden.
itmX ist stolz darauf, ein Vorreiter im Einsatz innovativer Technologien zu sein und freut sich auf eine weiterhin erfolgreiche Zusammenarbeit mit smenso.
Zusammenfassung
Die Einführung von smenso führte zu einer spürbaren Produktivitätssteigerung bei itmX. Das Tool wurde unternehmensweit eingesetzt, und verschiedene Abteilungen nutzten es für Aufgaben- und Projektmanagement. Die Transparenz durch smenso ermöglichte eine klare Aufgabenverteilung und standardisierte Vorlagen für verschiedene Projekte.
Die Zusammenarbeit mit Kunden wurde durch die gemeinsame Nutzung von smenso verbessert, da Projektpläne transparent und jederzeit einsehbar waren. Die Partnerschaft mit smenso wurde als äußerst positiv wahrgenommen, und die Einführung war ein großer Erfolg.
itmX hat durch die Nutzung von smenso folgende Vorteile und Nutzen erzielt:
- Verbesserte Transparenz: smenso schafft Transparenz über alle Projekte hinweg, wodurch eine klare Sicht auf Aufgaben und Projektstatus entsteht. Dies ermöglicht es itmX, besser informierte Entscheidungen zu treffen.
- Effizienzsteigerung: Durch die Standardisierung von Prozessen und Vorlagen in smenso wurden Arbeitsabläufe optimiert. Dies führt zu einer gesteigerten Effizienz in der Projektarbeit.
- Nahtlose Zusammenarbeit: smenso ermöglicht eine reibungslose Zusammenarbeit sowohl intern als auch mit Kunden. Gast-Zugänge für Kunden bieten einen aktuellen Überblick über den Projektstatus und fördern eine effiziente Kommunikation.
- Bessere Projektsteuerung: Mit smenso kann itmX Aufgaben klar verteilen und große Ziele in überschaubare Arbeitspakete aufteilen, was zu einer verbesserten Projektsteuerung führt.
- Kundenbindung: Die transparente Darstellung von Projekten und die verbesserte Kommunikation mit Kunden stärken das Vertrauen zwischen itmX und seinen Kunden. Dies trägt zur Kundenbindung und Zufriedenheit bei.
Ansprechpartner
Robin Hartmann:
Robin Hartmann ist der Head of Modern Work and Business Intelligence bei itmX GmbH. Seine Leidenschaft gilt innovativen Themen und der Optimierung der Kundenprozesse. Mit umfassendem Fachwissen und einer kundenorientierten Denkweise treibt er die Entwicklung von Marketing-, Commerce-, Vertriebs- und Service-Lösungen voran. Als treibende Kraft bei itmX ist er bestrebt, Kunden die effizientesten und innovativsten Lösungen zu bieten und sie für zukünftige Herausforderungen optimal aufzustellen.
Robin leitet ein hochmotiviertes Team, das sich auf das Verständnis der Kundenprozesse fokussiert und maßgeschneiderte Lösungen auf Basis der Microsoft Power Plattform entwickelt. Sein Verantwortungsbereich erstreckt sich von Marketing und Vertrieb über Presales bis hin zu Strategie, Produkt- und Projektmanagement.
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