Funktionsübersicht
Funktionen von smenso
smenso verfügt über hunderte nützliche Funktionen, die auf jeden Bedarf angepasst werden können – und jeden Monat kommen neue hinzu.
Portfolio
Leistungsstarke Funktionen für den Blick auf das Projektportfolio
Portfolio in der Listenansicht
Die tabellarische Listenansicht auf das Portfolio bietet hohe Flexibilität und Übersicht. Benutzerdefinierte Flavors können ebenso wie Projektstammdaten eingeblendet werden, um Fortschritte und Status des ganzen Portfolios zu überblicken.
Portfolio Board
Projekte in Form einer kanban-ähnlichen Boardansicht? Mit smenso kannst du Projekte aus den verschiedensten Blickwinkeln betrachten.
Portfolio Timeline
Die Timeline auf Portfolioebene: Selektiere Projekte und visualisiere die geplanten Projektzeiträume in einer Zeitleiste.
Portfolio Analysen
Mit konfigurierbaren Charts (Bubble Charts, Bar Charts uvm.) können projektübergreifende Auswertungen erstellt werden.
Projektfunktionen
Meistere alle Arten von Projekten und das „Daily Business"
Aufgaben verwalten
Alle Aufgaben deines Projekts an einem zentralen Ort und für das ganze Team verfügbar. Richte dir eigene Ansichten ein, betrachte Aufgaben nach deiner Vorliebe in einer Listen- oder Boardansicht, vergebe Fälligkeitstermine und plane Aufgaben auf der Zeitlinie und vieles mehr.
Auslastung der Ressourcen
Plane Aufwände in Aufgaben und kontrolliere Fortschritt und Auslastung des gesamten Teams mit einfachen, visuellen Hinweisen. Löse Konflikte per Drag & Drop auf, verwende eigene Gruppierungen oder Filterungen, um den besten Überblick zu behalten.
Budgetüberwachung
Erfasse in einem Element Plan- und IST-Kosten und werte die Budgetsituation über das gesamte Projekte aus. Diverse Widgets bieten Analysemöglichkeiten für Plan/Ist-Vergleiche.
Aufwandsschätzungen
Plane und schätze deine Aufwände (in Stunden) in Aufgaben, nutze diese Informationen für das Auslastungsmanagement, vergleiche Plan mit Ist-Zeiten (wahlweise auch aus der Zeiterfassung) und vieles mehr.
Feed
Das Feed (Aktivitätenprotokoll) ist das Logbuch für das Projekt. Du kannst damit alle wichtigen Änderungen im Projekt nachvollziehen. Es wird als Widget in der Projektübersicht zur Verfügung gestellt.
Projektvorlagen
Du kannst jedes Projekt als Vorlagenprojekt definieren. Damit werden z.B. Stammdaten, enthaltene Aufgaben, Abhängigkeiten oder Flavors übernommen. Das Erstellen eines neuen Projekts ist so schnell erledigt.
Ansichten
Eine Datenbasis - viele Blickwinkel
Überblick bei einfachen Projekten.
und Fertigstellungsgrade in der Timeline
eingeblendeter Listenansicht
Informationen angezeigt. Du bestimmst Anordnung, Größe und Inhalte.
Aufgaben verwalten
Die Aufgabe - ein Kernelement mit vielseitig einsetzbaren Funktionen
Aufgabendetails erfassen
Das Aufgabenelement kann sehr vieles darstellen. Die Detailansicht bietet dabei zahlreiche Möglichkeiten, die Aufgabe zu individualisieren.
Blende Gruppen von Flavors ein, erfasse Prioritäten, Termine, Aufwände, Kosten oder nutze den mächtigen Editor für ausführliche Beschreibungen.
Unteraufgaben
Ist die Aufgabe zu umfassend? Breche sie herunter auf sinnvolle Unteraufgaben, direkt im Aufgabendetail oder in der Listenansicht.
Massenverarbeitung
Die Mehrfachselektion und -verarbeitung in der Listenansicht ermöglicht die gleichzeitige Aktualisierung einer größeren Menge von Aufgaben (und Unteraufgaben).
Eine oder mehrere Personen zuweisen
Aufgaben können einer oder mehreren Personen zugewiesen werden. Selbst ganze Gruppen können zugewiesen werden.
Meine Aufgaben
Ein Schnellfilter oder die "Meine Aufgaben" Ansicht zeigt immer die Aufgaben, an denen man beteiligt ist.
Meilensteine
Definiere eine Aufgabe ganz einfach als Meilenstein. Meilensteine sind systemweit an einem 🔷-Symbol zu erkennen.
Checklisten
Schnell und einfach Checklisten erstellen und abhaken - essenziell für produktive Projektarbeit.
Aufgabenvorlagen
Jede Aufgabe kann als Vorlage gespeichert werden und auf neue oder bestehende Aufgaben angewendet werden.
Status Updates
Erstelle und erfrage regelmäßige Status Updates zu Projekten und Zielen
Status Dashboard
In verschiedenen Widgets kann der Status des Projekts unter verschiedenen Gesichtspunkten betrachtet werden.
Vorlagen
Ein Status Update sollte schnell und einfach erfasst sein. Die Vorlagenfunktion für Statusberichte erleichtert die Erfassung sehr. Fülle die Vorlage z.B. mit relevanten Flavors, die zum Zeitpunkt der Veröffentlichung gefüllt und festgeschrieben werden.
Statusberichte
Gebe Statusberichte als Druck-PDF aus, lade ein Projektlogo hoch und bestimme, welche Inhalte aus dem Projektstatus eingefügt werden sollen, fertig ist die ordentliche Druckausgabe.
Benutzerdefinierte Anpassungen
Individualisiere smenso nach den eigenen Prozessen und Vorgaben
Flavors (eigene Felder)
Flavors sind benutzerdefinierte Felder, die du beliebig benennen und mit bestimmten Werten ausprägen kannst. Es gibt verschiedene Typen, z.B. Auswahlfelder, numerische Werte, Datumsfelder, Textfelder, Personen uvm.
Berechnungen & Formeln
Du kannst Flavors vom Typ „Formel“ für Berechnungen zwischen verschiedensten Systemfeldern oder Flavors verwenden. Formeln können sowohl auf Aufgabenebene als auch Projektebene genutzt werden.
Eigene Workflows
Eine Aufgabe durchläuft immer mehrere Status, bis sie erledigt ist. Zusammen bilden diese Status einen Workflow, den du beliebig individualisieren kannst. Lege bestimmte Workflows je Projekt fest uvm.
Relationen
Flavors vom Typ "Relation" stellen Verknüpfungen zu anderen Aufgaben oder ganzen Projekt her und stellen diese strukturiert und übersichtlich in Listen und Detailansichten dar.
Geteilte Ansichten
Du hast eine perfekte Listenansicht gebaut? Dein Prozess wird komplett abgebildet? Super, teile sie einfach mit allen Teammitgliedern im Workspace oder mit Projektbeteiligten.
Genehmigungen
Ein Statuswechsel kann mit einer Freigabe belegt werden. Erst wenn die zur Genehmigung festgelegte Person die Freigabe erteilt hat, wechselt die Aufgabe in den gewünschten Status.
Teams / Gruppen
Unsicher, wem Du eine Aufgabe zuweisen sollst? Mehrere Personen gleichzeitig privaten Projekten zuweisen?
Durch die Definition von Teams können Personengruppen vielfältig verwendet werden.
Teamarbeit
Bessere Teamarbeit mit leistungsstarken Funktionen für die Kommunikation in Projekten
E-Mail- & In-App-Benachrichtigungen
Benachrichtigungen helfen dir dabei, über sämtliche dich betreffende Updates und Änderungen im System informiert zu bleiben.
Zum Beispiel bei @Erwähnungen, zugewiesenen Aufgaben, Updates in Aufgaben oder im Rahmen eines Freigabeprozesses.
Kommentare
In allen Aufgaben innerhalb von smenso (und auch in Statusberichten) kann über Kommentare kommuniziert werden. So bleibt der Kontext immer eindeutig.
@Erwähnungen
Nutze die @Erwähnungsfunktion, um andere Personen im Team auf bestimmte Dinge aufmerksam zu machen, z.B. auf geänderte Beschreibungen von Aufgaben.
Beobachten / Folgen
Auch wenn du nicht zugewiesen bist, kannst du ausgesuchten Aufgaben oder ganzen Projekten folgen (sie "beobachten"), um immer über alle Veränderungen informiert zu bleiben.
Reporting
Jeden Tag entstehen Daten in Projekten - mach etwas daraus
Aufschlussreiche Auswertungen
An vielen Stellen der Plattform stehen konfigurierbare Widgets zur Verfügung, um Projektdaten auszuwerten: Zur Analyse von Auslastungen im gesamten Portfolio, für Risikoabschätzungen uvm.
Einmal zusammengestellt, können Auswertungen als Ansichten gespeichert, geteilt oder gedruckt werden.
PDF-Exporte / Druckausgabe
Konfigurierbare Druckausgaben werden an vielen Stellen angeboten, z.B. für Statusberichte oder Projektsteckbriefe.
Pro Projekt kann zudem ein beliebiges Logo hinterlegt werden, das bei PDF-Exporten / Druckausgaben eingefügt wird.
Zeitenpflege
Zeiten für Aufgaben erfassen & auswerten
Zeiterfassung
Erfasse Zeiten direkt in Aufgaben per Schnellerfassung oder manuell, um mehr Informationen zu protokollieren.
Benutzerdefinerte Felder
Ergänze die Erfassungsmaske für Zeiten um eigene Felder, die in deiner Organisation für die Auswertung und Freigabe wichtig sind.
Zeitauswertungen
Erstelle detaillierte Berichte über die erfassten Zeiten, erstelle eigene Freigabeprozesse und erstelle PDFs von z.B. fakturierbaren Zeiten.
Alle Funktionen
auf einen Blick
- Listenansicht des Portfolios
- Kanban Board Ansicht des Portfolios
- Timeline Ansicht des Portfolios
- Projektsimulationen
- Budget- und Fortschrittsanalyse
- Projektphasen überwachen
- Statusberichte
- Statusberichtvorlagen
- Status Dashboard
- Fortschrittskontrolle
- Feedback des Teams einholen
- Budgetüberwachung (Plan vs. Ist)
- Plan- und Ist-Aufwand pflegen
- Ressourcenmanagement und Auslastung
- Risikomanagement
- Projektvorlagen
- Aktivitätenprotokoll
- Board Ansicht (Kanban)
- Listenansicht
- Timelineansicht
- Portfolio Timelineansicht
- Ganttansicht
- Auslastungsansicht
- Widget-Ansichten
- Eine oder mehrere Personen zuweisen
- Meilensteine
- Unteraufgaben
- Checklisten
- Dateiverwaltung
- Massenverarbeitung / Multiselekt
- Aufgabenvorlagen
- Aktivitätenprotokoll in Aufgaben
- Nur-Ich-Modus
- Alle Aufgaben Liste
- Statusberichte
- Statusberichtvorlagen
- Status Dashboard
- Status Historie
- Prognostiziertes Enddatum des Projekts
- Teilstatus (Termine, Kosten, Ziele)
- Statusupdates anfordern
- Zusätzliche Status (Schwebend, Pausiert, Abgebrochen, Abgeschlossen)
- Kommentare zu Statusupdates
- Benutzerdefinierte Felder
- Berechnete Felder (Formeln)
- Benutzerdefinierte Workflows
- Genehmigungsanfragen
- Benutzerdefinierte Gruppierungen
- Benutzerdefinierte Filter
- Teams verwalten
- Relationen und Abhängigkeiten
- Benutzerdefinierte Ansichten
- Geteilte Ansichten
- Kommentare hinzufügen
- @Erwähnungen (User und Usergruppen)
- E-Mail-Benachrichtigungen
- In-App-Benachrichtigungen
- Folge Aufgaben oder Projekten
- Standard Projektdashboards
- Benutzerdefinierte Projektdashboards
- Standard Portfolio Dashboard
- Benutzerdefiniertes Portfolio Dashboard
- Auslastungsauswertungen
- Risikoauswertungen
- Reporting API
- Zeiterfassung (manuell oder Schnellerfassung)
- Benutzerdefinierte Zeitauswertungen
- Meine Zeiten Ansicht
- Globale Rollen (Admin, Mitglieder, eingeschränkte Mitglieder, lesende Mitglieder)
- Gäste mit eingeschränkten Rechten einladen
- Individuelle Bearbeitungsrechte für Projekte
- Individuelle Bearbeitungsrechte für Aufgaben
- Exportieren verschiedener Listenansichten in Excel
- Aufgaben importieren aus Excel
- Druckansichten
- Eigenes Logo für Druckausgabe
- Admin Center zur Verwaltung von Mitgliedern
- Microsoft Teams (Office Store App)
- Microsoft Power Automate (1.000+ Integrationen/Automationen)
- SAP (mehrere Module)
- Offene REST-API
- Reporting-API
- Microsoft Azure Active Directory
Weitere Funktionen kommen jeden Monat hinzu. Sieh dir unsere Release Updates an für die neuesten Funktionen!
Oder unsere öffentliche Roadmap für zukünftige Funktionen.
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