Projektmanagement, was ist das?
Das Projektmanagement, genauer gesagt der Projektmanager oder die Projektmanagerin führt das Projekt und dessen Umsetzung zum Erfolg! Das Projektmanagement begleitet ein Projekt von Anfang bis zum Ende und hat dabei einige zentrale Aufgaben. Das Ziel des Projektmanagements ist stets, das Projekt erfolgreich umzusetzen. Wir haben dir die Top 5 Aufgaben des Projektmanagements zusammengefasst:
Aufgaben im Projektmanagement
1. Kommunikation
Wahrscheinlich die wichtigste Aufgabe im Projektmanagement: die Kommunikation. Als Projektleiter:in musst du keine Quasseltante sein, aber der Kontakt zwischen dir, dem Projektteam und insbesondere Auftraggebenden (bei externen Projekten) oder Vorgesetzten (bei internen Projekten) darf nie abbrechen. Kommunizierst du vor allem mit Auftraggeber:innen musst du im Projektmanagement:
- Erfolge verkaufen
- Misserfolge schonend, aber ehrlich beibringen
- Budget beschaffen
- Vertrauen schaffen
Auch dein Projektteam, der Lenkungsausschuss, deine Vorgesetzte oder die Geschäftsführung deines Unternehmens – um nur ein paar Stakeholder zu nennen – benötigen regelmäßige Informationen von dir als Projektmanager. Dabei kommunizierst du nicht nur mit ihnen sondern leitest auch entsprechende Meetings, um Probleme zu diskutieren und zu lösen. Wie du Projektmeetings erfolgreich planst haben wir in einem weiteren Beitrag behandelt: Effiziente Projektmeetings planen und durchführen.
Allgemein lässt sich bei der Aufgabe „Kommunikation“ festhalten, dass du als Projektmanager:in stets den Dialog mit allen Beteiligten aufrecht erhalten musst. Je eher man darüber spricht, desto unkomplizierter lässt sich das Problem klären. Vereinbare mit deinen Auftraggeber:innen oder mit Kund:innen regelmäßige Abstimmungs- und Zwischentermine und bereite dich intensiv darauf vor. Im Idealfall sollte mindestens einmal in der Woche ein Kurzmeeting stattfinden, und sei es nur um zu sagen: Alles ist „OK“. Das schafft Vertrauen in dich und zeigt, dass du ein erfolgreiches Projektmanagement betreibst.
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2. Delegieren
Als Projektleiter:in muss eins klar sein, du bist die Personifizierung eines Teamplayers oder einer Teamplayerin und kein Rambo, der sich alleine durch das Projekt kämpft. Du leitest ein Projektteam und bist gleichzeitig ein Teil davon. Und sei dir bewusst, dass du ohne ein Team aufgeschmissen bist.Und sei dir bewusst, dass du ohne ein Team aufgeschmissen bist. Kurz gesagt: Ohne Projektteam hast du kein Projekt zu managen.
Du musst die Tätigkeiten – man nennt diese im Projektmanagement auch Aktivitäten, Vorgänge oder Aufgaben – an deine Teammitglieder delegieren und den Fortschritt stets auch überwachen, damit allen der Status klar ist und du ggf. entsprechende Maßnahmen einleiten kannst.
3. Motivieren
Projekte können Monate oder sogar Jahre dauern, ob nun geplant oder ungeplant (siehe z.B. Berliner-Flughafen, hätten sie mal besser mit smenso geplant!). Da muss dein Projektteam stets motiviert bleiben und das Ziel vor Augen behalten. Beachte auch hierbei, dass deine Projektmitglieder parallel auch noch in anderen Projekten stecken können oder im Tagesgeschäft eures Unternehmens involviert sein können. Einen großen Beitrag zur Motivation leistet die Top 1 Aufgabe: Kommunikation.
Daher ist es essentiell, dass du dein Team von Anfang an mit ins Boot holst und stets über alle wichtigen Informationen versorgst und bei Laune hälst. Motivieren kannst du dein Projektteam beispielsweise in dem Du gute Leistungen einzelner Projektmitglieder auch öffentlich (gegenüber Auftraggeber:in) kommunizierst, und suche immer das Gespräch bei weniger guten Leistungen.
Hab auch keine Angst davor Kritik zu äußern, denn jegliche Problemlösung trägt zum Projekterfolg bei. Bleib als Teamplayer immer fair und behalte die gesamte Leistungen aller Projektmitglieder im Blick.
4. Strukturiert planen
Louis Armstrong hat mal gesagt: „Tue nie etwas halb, sonst verlierst du mehr, als du je wieder einholen kannst.“ Noch eine Weisheit? Lasst uns Tante Käthe fragen (Rudi Völler): „Zu fünfzig Prozent haben wir es geschafft, aber die halbe Miete ist das noch nicht!“
Und damit haben beide wohl den Nagel auf den Kopf getroffen, denn halbe Sachen gibt es im Projektmanagement nicht und halbe Sachen machen es immer kompliziert. Deine Aufgabe im Projektmanagement liegt darin, aus diesen halben Sachen ganze Sachen zu machen, Klarheit zu schaffen und so die Komplexität zu reduzieren. Wie du idealerweise deine Projekte strukturierst und planst haben wir bereits in unserem Beitrag „Projekte effizient strukturieren?“ und auch in einem anderen Artikel die Strukturierung mit Hilfe von smenso vorgestellt.
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5. Projekt-Controlling
In deiner Verantwortung als Projektmanager:in erwarten deine Kunden oder deine Vorgesetzten professionelle Qualität und ein entsprechendes Qualitätsmanagement. Hierzu legst du für das Projekt einen „roten Faden“ fest, dem dein Team folgen kann. Nun liegt es aber an dir, den Projektverlauf und -fortschritt regelmäßig zu kontrollieren und mit dem Team abzustimmen:
- Kommen wir unserem Ziel mit diesen Schritten näher?
- Sind die Prioritäten richtig gesetzt?
- Was sollen wir ändern, damit unser Ziel erreicht wird?
Ohne ausführliches Testing, Korrekturen bzw. projektspezifische Prüfungen solltest du den Projektstand besser nicht auf den Kunden kommunizieren. Stelle also mit deinem Team einen gewissen Qualitätsstandard auf, damit Projekte glatt laufen.
Deine Aufgabe ist es auch stets den Status zu kennen. Sollte dich deine Kunde also nachts um 3:00 Uhr anrufen und will wissen, wie es um den Zeitplan, das Budget oder bestimmte Qualitätsmerkmale steht, dann musst du dies als Projektmanager:in aus dem Stehgreif wissen.
Fazit
Bei den Aufgaben im Projektmanagement geht es in erster Linie darum, Projekte als Teamplayer:in und Aufgabenjongleur:in erfolgreich zu leiten. Um nicht mehr, aber auch nicht weniger. Dazu gehört Fingerspitzengefühl für Details, Weitsicht im Hinblick auf Termine, hohes Qualitätsbewusstsein und eine überdurchschnittliche Sozialkompetenz, um dein Team stets zu motivieren.
Wichtig ist, dass du als Projektmanager:in die Verantwortung für das Projekt hast und dieses in schwierigen Situationen souverän und kompetent meisterst. Äußere auch gerne mal Kritik im Sinne einer erfolgreichen Projektumsetzung, bis du mit mit dem Ergebnis zufrieden bist. Jede Problemlösung trägt zum Projekterfolg bei, das weiß auch dein Projektteam.
Als Projektmanager:in musst du mit Projektrisiken klarkommen und an viele kleine Details denken. Deine Rolle kann oft schwierig sein, da du nicht davor zurückscheuen darfst, auch unbequeme Botschaften zu überbringen. Am Ende des Tages ist eine ehrliche und klare Kommunikation aber der Schlüssel zum Erfolg und wird dein Leben leichter machen, dein Team und die Auftraggebenden werden es dir danken. Das ist nicht selbstverständlich. Lob dich also auch mal selbst und feiere deine Erfolge als Projektmanager:in auch mit deinem Team, lass also ruhig mal die Korken knallen. Sie werden es zu schätzen wissen und mit dir motiviert ins nächste Projekt starten.
