Um Projekte erfolgreich umzusetzen ist eine gut strukturierte Beschreibung des Projektes und der Projektaufgaben unabdingbar und bildet die Grundlage für die Zeit- sowie Ressourcenplanung, die Aufgabenverteilung und deren Verantwortlichkeiten deiner Teammitglieder sowie der Projekt-Überwachung.
Problemstellung bei der Projektplanung
Wenn ich eine Projektplanung angehe, dann liegt die erste Schwierigkeit darin, ob ich an alle Tätigkeiten, die im Rahmen der Projektumsetzung erledigt werden müssen, gedacht habe. In diesem Zusammenhang stelle ich mir dann auch die Frage, ob ich die benötigten Ressourcen und notwendigen Zeiten zur Erledigung der Projektaufgaben richtig eingeschätzt habe. Um beide Schwierigkeiten zu lösen, entwerfe ich eine logische Struktur, in der ich alle Tätigkeiten und Aufgaben festlege, die zur erfolgreichen Projektrealisierung notwendig sind.
Das A und O: Die Details
Der oberste Leitsatz, wenn man eine Projektarbeit beschreibt lautet: Denke stets in Details! In meiner Laufbahn als Projektleiter und Projektmanager musste ich immer wieder feststellen, dass Leute ständig unterschätzen, wie viel Zeit sie für die einzelnen Tätigkeiten benötigen, weil sie es nicht schaffen, alle Aufgaben, die für das Projekt erledigt werden müssen, von vornherein richtig einzuplanen und zu grob gedacht wurde.
Bei der Beschreibung jeder einzelnen Aufgabe ist es wichtig, diese entsprechend zu gliedern und in Komponenten zu zerlegen. Dabei betrachtet man eine Aufgabe in ihren Details und legt einzelne Elemente fest.
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Aufgaben richtig gliedern
Wie im obigen Beispiel gezeigt ist es sinnvoll Aufgaben eines Projektes, die aus mehreren Komponenten bestehen, zu gliedern. Dabei ist es sinnvoll folgende Grundregeln zu beachten:
- Sinnvoll gliedern / aufteilen: Jede Aufgabe, die zur Realisierung eines Projektes benötigt wird, muss in ihren Komponenten bzw. in einzelne Einheiten definiert werden.
- Keine Überschneidungen: Dieselbe Tätigkeit darf nicht in mehr als einer Unteraufgabe enthalten sein. In unserem Beispiel wäre es nicht möglich, dass verschiede Personen die Entwurfsfassung des Berichtes bearbeiten.
Durch die Untergliederung der Aufgaben in einzelne Komponenten bist du dazu gezwungen über die einzelnen Unteraufgaben nachzudenken, die bearbeitet werden müssen, um die einzelne Aufgabe zu erledigen. Somit kannst du auch die notwendigen Zeiten und Ressourcen besser einplanen, um das Projekt erfolgreich zu beenden.
Die richtige Aufgaben-Hierarchie in deinem Projekt
In Details zu denken, ist sehr wichtig. Ebenso wichtig ist es aber auch alle Aufgaben mit ihren einzelnen Komponenten zu identifizieren und zu ordnen, damit deine Projektplanung effizient wird. Deine Aufgabe als Projektmanager:in ist es umfassend und gleichzeitig detailliert zu denken und zu planen.
Folgende Grafik soll veranschaulichen, wie du deine Projektaufgaben in ihre Komponenten gliedern und die Detailaufgaben deines Projektes beschreiben kannst. Die Projektstruktur ist eine hierarchische Darstellung aller Tätigkeiten, die im Rahmen deines Projektes ausgeführt und erledigt werden müssen. Diese sollten soweit unterteilt werden, dass die Planung, die Verteilung an dein Team und Verantwortlichkeiten sowie die Überwachung und das Projekt-Controlling keine Probleme darstellen.
Für die Gliederung gibt es im Projektmanagement unterschiedliche Bezeichnungen. Die oberste Ebene wird meistens als Projekt bezeichnet, die unterste Ebene als Aufgabenpaket oder Aufgabenordner mit seinen Komponenten oder Teilaufgaben.
Mit den folgenden drei Fragen, kannst du überprüfen, ob du dein Projekt detailliert genug in Aufgabenpakete („Ordner“) und Komponenten unterteilt hast.
- Ressourcen: Kannst du deine Ressourcen genau abschätzen, welche Ressourcen werden benötigt, um die beschriebene Aufgabe zu erledigen? Zu den Ressourcen gehören u.a. Personal, Anlagen, Rohstoffe, Betriebsmittel, Informationen, etc.
- Zeit: Kannst du genau abschätzen, wie lange die Ausführung der Aufgabe oder der jeweiligen Unteraufgaben dauern wird?
- Verständnis: Wenn du die Aufgabe an einen Kollegen oder Mitarbeiter überträgst, bist du sicher, dass er die Aufgabenbeschreibung genau versteht und weiß was er tun muss?
Wenn du eine dieser Antworten mit Nein beantwortest, dann unterteile die Aufgabe in weitere Komponenten.
Die Projektstruktur erstellen
Damit du eine gute Projektstruktur entwickeln kannst, musst du dich mit dem Projekt vertraut machen. Idealerweise hast du bereits Erfahrungen mit ähnlichen Projekten gesammelt und kannst deine Struktur adaptieren oder ähnlich aufbauen. Bei smenso nutzen wir für die Strukturierung von Projekten folgende Vorgehensweisen:
- Top-Down-Structure: Starte auf der obersten Ebene und erarbeite systematisch für alle Aufgaben detaillierte Komponenten und Untereinheiten (Grafik 2). Lege erst fest, welche Aufgaben generell für das gesamte Projekt ausgeführt und erledigt werden müssen. Zweitens legst du die Tätigkeiten fest, die erforderlich sind, um die Aufgaben zu erledigen. Drittens legst du die Teiltätigkeiten fest, die zur Erledigung der Komponenten notwendig sind. Beachte aber, dass du die Aufgabe nicht so tief aufteilst! Zum einen ist das ab einer gewissen Tiefe unübersichtlich, zum anderen bieten dir die meisten Projektmanagement-Tools nicht die Möglichkeit Aufgaben zu tief aufzuteilen. Nimm an dieser Stelle lieber eine Komponente, die du als eigene Aufgabe deklarierst (Grafik 3). Auch wir haben in smenso bewusst nur eine gewisse Strukturierungstiefe ermöglicht.
- Brainstorming: Bei deinen Überlegungen schreibst du dir vorab alle Tätigkeiten auf, die dir einfallen und ordnest diese dann in verschiedene Blöcke. Versuche dabei Hauptgruppen und Untergruppen zu erstellen. Brainstorming ist dann sinnvoll, wenn wenig Projekterfahrung oder keine Referenzprojekte bestehen und der Projektverantwortliche noch nicht detailliert planen kann.
In der Planungsphase hilft es auch manchmal mehrere hierarchische Darstellungsformen zu verwenden, um das Projekt zu beschreiben. Durch den „Perspektivenwechsel“ erkennst du oft schneller notwendige Aufgaben, an die du sonst nicht gedacht hättest. Am Ende der Planungsphase solltest du dich aber für eine Projektstruktur entscheiden, um die Beteiligten nicht zu verwirren.
Sind die Aufgaben zu tief verschachtelt, dann lege eine Unteraufgabe oder Komponente als Hauptaufgabe an, beschreibe diese detaillierter und gliedere diese wieder in Teilaufgaben auf. Dies sorgt für ein besseres Verständnis und für mehr Überblick deiner Projektstruktur. Grafik 3 veranschaulicht die Vorgehensweise: Aus der Komponente 2 der Aufgabe 1 wurde ein eigener Aufgabenzweig (Aufgabe 1.2) mit eigenen Teilaufgaben erstellt. In unserem Beitrag „Wie strukturiere und klassifiziere ich meine Projekte mit smenso?“ zeigen wir dir, wie du unsere App für die Strukturierung und Gliederung deiner Projekte nutzen kannst.
Die Qualität der Projektstruktur verbessern
Ist deine Projektstruktur vollständig, genau und detailliert definiert sowie für alle Beteiligten verständlich, so steht einer erfolgreichen Projektrealisierung nichts mehr im Wege. Folgende Tipps sollen dir zeigen, wie du deine Projektstruktur noch verbessern kannst.
- Beziehe alle Beteiligten, die später die Aufgaben erledigen, in die Entwicklung und Planung der Projektstruktur mit ein.
- Nutze ähnliche und bereits erfolgreich realisierte Projekte als Referenz und orientiere dich an deren Projektstruktur. Bei smenso nutzen wir Vorlagen, die eine referenzierte Projektstruktur bereits besitzen und den Start erleichtern.
- Aktualisiere deine Struktur regelmäßig, d.h. füge notwendige Aufgaben hinzu und gliedere diese in Untereinheiten auf. Strukturiere nicht zu tief, sondern deklariere eine Aufgabenkomponente als eigene Aufgabe, die du detaillierter beschreibst und definierst.
- Beachte stets, dass deine Projektstruktur aus Teiltätigkeiten von Aufgaben besteht. Sie definiert noch nicht, in welcher Reihenfolge welche Aufgaben erledigt werden müssen. Die zuvor genannten Vorgehensweisen dienen in erster Linie sicherzustellen, dass alle Tätigkeiten erkannt und definiert werden.
Probleme bei der Planung erkennen
Die Erstellung einer Projektstruktur hilft dir nicht nur dabei alle Aufgaben zu definieren und Komponenten zu ermitteln, die zur Realisierung des Projektes ausgeführt werden müssen, sondern sie hilft auch, unbekannte Größen zu erkennen, die Probleme verursachen könnten. Während der Planungsphase tauchen oft Faktoren auf, die eine Ausführung einer Aufgabe beeinflussen oder verhindern. Manchmal sind diese Faktoren bekannt, manchmal stellen sie eine völlig unbekannte Einflussgröße dar auf die es dann zu reagieren gilt.
