Success Story

Gerry Weber, ein führendes deutsches Unternehmen der Modeindustrie mit Sitz in Halle, stand vor einer großen Herausforderung. Eine umfangreiche Restrukturierung und die Planung neuer Bereiche erforderten eine effiziente Koordination und Durchführung interner Projekte. Patrick Kühnast, Coordinator Share Services und Project Management Office (PMO) bei Gerry Weber, erkannte die Notwendigkeit, eine geeignete Lösung zu finden, um diese Herausforderungen zu bewältigen.

Problemstellung

Zunächst wurde das PMO vor drei Jahren bei Gerry Weber ins Leben gerufen, und anfangs wurden Projekte mit Excel verwaltet. Diese Methode erwies sich jedoch schnell als unzureichend, da sie keine Struktur und Übersichtlichkeit bot. Nach etwa drei Quartalen wurden die Grenzen erreicht. Es fehlte eine zentrale Datenbasis, es gab redundante Informationen und keinen klaren Überblick über den Status einzelner Projekte. Das PMO litt unter einem Mangel an Transparenz und Kontrolle, was die Entscheidungsfindung erschwerte und den gesamten Projektportfolio-Prozess behinderte.

Herausforderung

Um diese Situation zu verbessern, begann Gerry Weber nach einer geeigneten Softwarelösung zu suchen. Verschiedene Tools wurden in Betracht gezogen und getestet, und Kostenvergleiche mussten für die Entscheidung berücksichtigt werden. Schließlich stieß Gerry Weber über ihren Dienstleister d.velop AG auf smenso, eine Projektmanagement-Software.

Entscheidungsfindung und Lösung

Patrick Kühnast war von Anfang an von der Flexibilität und Anpassungsfähigkeit von smenso begeistert. Die Funktionen und Workflows von Gerry Weber ließen sich problemlos abbilden, unabhängig davon, ob es sich um agile oder klassische Projekte handelte. Ein weiterer Pluspunkt war die nahtlose Integration von smenso in die Plattform von d.velop, die den Mitarbeitern einen reibungslosen Wechsel zwischen den Anwendungen ermöglichte.

Die Entscheidungsphase dauerte etwa drei Monate, da Verträge geprüft und dem Vorstand vorgelegt werden mussten. Die Implementierung von smenso verlief jedoch perfekt und schnell. Mit nur wenigen Klicks wurde die Software eingerichtet und an die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen von Gerry Weber angepasst. Die intensive und persönliche Betreuung durch das smenso-Team während des Implementierungsprozesses trug maßgeblich zum Erfolg bei. Da das PMO noch in den Anfängen stand, konnten die Prozesse gleichzeitig erstellt und verbessert werden.

Kühnast schätzt auch die kontinuierliche Weiterentwicklung von smenso, bei der regelmäßig neue Funktionen hinzugefügt werden, die das Projektmanagement weiter verbessern. Der Support ist ebenfalls herausragend und bietet schnelle Lösungen für auftretende Probleme oder Anpassungsbedarf.

Aktuell nutzen 128 Mitarbeiter bei Gerry Weber smenso, darunter vier Administratoren. Darüber hinaus arbeiten 51 externe Personen an einzelnen Projekten mit. Obwohl der Übergang zu kollaborativem Arbeiten anfangs eine Herausforderung darstellte, wurden die Mitarbeiter geschult und sensibilisiert. Mit der Zeit gewöhnten sie sich an die Nutzung von smenso und empfinden es nun als effizientes Werkzeug, dessen Nutzung immer wieder Spaß bereitet, erklärt Kühnast.

smenso bietet Gerry Weber enorme Flexibilität und Skalierbarkeit, da die Nutzerzahl problemlos nach Bedarf erhöht werden kann. Dies minimiert das finanzielle Risiko und ermöglicht eine einfache Anpassung an Veränderungen. Die Zeitersparnis, die smenso dem PMO von Gerry Weber bietet, ist erheblich, da weniger manueller Aufwand für die Datenpflege erforderlich ist und die Arbeitslast auf mehrere Schultern verteilt werden kann.

Patrick Kühnast hebt besonders das Team von smenso hervor, das stets hilfreich zur Seite stand und schnell Lösungen für auftretende Fragen fand. Auch der Support zeigte sich äußerst reaktionsschnell und kompetent. Der Support von smenso ist unvergleichlich und trägt maßgeblich zum reibungslosen Betrieb bei.

Insgesamt hat smenso das Projektmanagement bei Gerry Weber maßgeblich verbessert. Durch die effiziente Planung, Steuerung und Kontrolle von Projekten kann Gerry Weber seine Restrukturierung effizient koordinieren und neue Bereiche erfolgreich etablieren. smenso hat sich als zuverlässige Lösung erwiesen und wird von Gerry Weber weiterhin geschätzt und eingesetzt, um zukünftige Projekte erfolgreich umzusetzen.