Agenturen und das Projekt­management

Sven Flätchen
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29. Juni 2022
//
Lesezeit: 7 min.
Agenturen haben oft viele verschiedene Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen. Sie müssen Aufgaben, Fristen, Ressourcen, Budgets und Teammitglieder verwalten und immer wieder ihre Prioritäten anpassen, um übergeordnete Ziele erreichen zu können. Auch in Marketing Agenturen geht es oft heiß her: Mit dem richtigen Management und einer passen Projektmanagement Software ist dies kein Problem.
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Projektmanagement in Marketing Agenturen

Projektmanagement in Agenturen

Die Arbeit im Marketing ist extrem vielseitig, abwechslungsreich, aber auch stressig. Durch die fortschreitende Digitalisierung und heutigen Möglichkeiten umfasst das Marketing weitaus mehr als nur klassische Werbung. Klingt anstrengend, nicht wahr? Das ist es auch. Und genau deshalb ist das Projektmanagement ein laufend wachsendes, stark gefragtes Berufsfeld.

Strukturiertes und effektives Projektmanagement ist für den Erfolg von Agenturprojekten sowie die Erreichung von Unternehmenszielen unerlässlich. Durch die Vielzahl von Projekten, die eine Marketing Agentur – egal welcher Art – zu realisieren hat, steigt die Nachfrage an qualifizierten Projektmanagern jährlich an und sind mittlerweile auch in Agenturen sehr gefragt. Dabei können sich die Aufgabenfelder je nach Branche, Tätigkeitsbereich oder Art des Projektes jedoch stark unterscheiden.

Projektmanagement in Agenturen und im Marketing

Aufgaben und Herausforderungen von Marketing Agenturen im Projektmanagement?

Bevor ich näher auf die Aufgaben der Projektmanager:innen in einer Marketing Agentur eingehe, will ich mal kurz anreißen, in welchen Verantwortungsbereichen eine Marketing Agentur tätig sein kann.

Eine Marketing Agentur entwickelt und implementiert in Zusammenarbeit mit ihren Kunden Marketing-Strategien und -Kampagnen. Die klassische Werbeagentur gibt es eigentlich kaum noch. Manche Agenturen sind stark spezialisiert und haben in einem Marketing-Segment ihre Expertise, während andere Agenturen (sogenannte Full-Service-Agentur) eine breitere Palette an Dienstleistungen, wie ein Bauchladen, anbieten. Zu den Leistungen einer Agentur zählt u.a.:

  • App-Entwicklung
  • Markenentwicklung
  • Social-Media-Marketing
  • Content-Marketing
  • Corporate-Design
  • Corporate-Publishing
  • E-Mail-Marketing
  • SEO – Suchmaschinen-Optimierung
  • SEA – Suchmaschinen-Marketing
  • Webdesign und -Entwicklung
  • UX-Design
  • Websitehosting
  • Markt-Analysen
  • Event-Planung und Event-Marketing
  • Kampagnen-Steuerung und Monitoring
  • PR und Öffentlichkeitsarbeit
  • Videoerstellung und -bearbeitung
  • Grafikdesign
  • Kampagnen-Marketing

Und diese Leistungen werden innerhalb eines Projektes mit vielen verschiedenen Aufgaben (Tasks) und Unteraufgaben (Subtasks) durch unterschiedliche Mitarbeiter und projektbeteiligte Personen, wie Freelancer, realisiert. Mitarbeiter im Marketing und in Marketing Agenturen haben verschiedene Kompetenzen, die zu managen und sinnvoll auf die Projekte der Kunden zu verteilen sind. Richtig: Hier kommt der Projektmanager bzw. die Projektmanagerin einer Marketing Agentur oder Werbeagentur ins Spiel.

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Was sind die Herausforderungen an das Projektmanagement im Marketing?

Marketing Agenturen und Unternehmen im Bereich der Software- bzw. Webentwicklung stehen vor der großen Herausforderung, dass sie die Versprechungen erfüllen müssen, die sie ihren Kunden zum Auftragsbeginn gegeben haben. Obwohl Agenturen zumeist auf Zuarbeit dieser angewiesen sind und das entstehende Produkt meist nicht im Voraus im Detail abzubilden ist. Vielmehr steht eine Wunschvorstellung des Kunden im Mittelpunkt des Auftragsprozesses.

Im Gegensatz zum klassischen Projektmanagement, das sehr planungsorientiert ist und kaum Abweichungen im Planungsprozess sowie dem Projektverlauf zulässt, ist das Projektmanagement in Agenturen flexibler und dynamischer gehalten. Projekte, die mit dem traditionellen Projektmanagement umgesetzt werden, sind beispielsweise Bauprojekte. Hier steht der Bauplan zu Beginn des Projektes fest und wird während der Umsetzung nur in den äußersten Fällen geändert. Bei Agenturen und in der Software- bzw. Webentwicklung wird dagegen häufig das agile Projektmanagement angewendet

Das agile Projektmanagement ist ein Ansatz, der Projektteams helfen soll, besser auf Feedback und externe Veränderungen zu reagieren. Es ist ein iterativer, permissiver und kundenorientierte Ansatz zur Planung und Durchführung von Projekten, der auf kontinuierliche Verbesserung ausgerichtet ist. Demnach werden bei diesem Ansatz Projekte in Arbeitszyklen, sogenannte Sprints unterteilt. Auf das Thema „Agiles Projektmanagement und Sprints“gehen wir in einem separaten Blogbeitrag näher eingehen.

Gerade im Online Marketing ist ein weiterer Punkt ausschlaggebend: Die Onlinewelt ändert sich rasant, sodass immer mehr Wissen und Know-How in den verschiedenen Marketing-Bereichen notwendig werden und Verantwortliche immer auf dem neuesten Stand der Dinge sein müssen. Strategieänderungen in einer Projektphase ist keine Seltenheit. Doch was bedeutet das für das Projektmanagement? Projektmanger:innen müssen also schnell reagieren und Projekte agil betrachten.

Durch die Vielfalt der Leistungen und Aufgaben innerhalb einer Agentur ist es offensichtlich, dass Projektmanager:innen kaum in der Lage sein können Projekte alleine zu realisieren. Sie müssen ihr Team, ihre Mitarbeiter mit dem Expertenwissen gezielt einsetzen. Natürlich sind sie auch dafür zuständig, dass alle beteiligten Personen – ob Kunden, eigene Mitarbeiter, Vorgesetzte oder Zulieferer – so zusammenarbeiten, dass eine fristgerechte Beendigung des Projekts möglich ist; auch wenn das Projekt in seiner Umsetzbarkeit agil ist.

Marketing Agenturen und Unternehmen im Bereich der Software- bzw. Webentwicklung stehen vor der großen Herausforderung, dass sie die Versprechungen erfüllen müssen, die sie ihren Kunden zum Auftragsbeginn gegeben haben. Obwohl Agenturen zumeist auf Zuarbeit dieser angewiesen sind und das entstehende Produkt meist nicht im Voraus im Detail abzubilden ist. Vielmehr steht eine Wunschvorstellung des Kunden im Mittelpunkt des Auftragsprozesses.

Im Gegensatz zum klassischen Projektmanagement, das sehr planungsorientiert ist und kaum Abweichungen im Planungsprozess sowie dem Projektverlauf zulässt, ist das Projektmanagement in Agenturen flexibler und dynamischer gehalten. Projekte, die mit dem traditionellen Projektmanagement umgesetzt werden, sind beispielsweise Bauprojekte. Hier steht der Bauplan zu Beginn des Projektes fest und wird während der Umsetzung nur in den äußersten Fällen geändert. In Agenturen und in der Software- bzw. Webentwicklung wird dagegen häufig das agile Projektmanagement angewendet. 

Das agile Projektmanagement ist ein Ansatz, der Projektteams helfen soll, besser auf Feedback und externe Veränderungen zu reagieren. Es ist ein iterativer, permissiver und kundenorientierte Ansatz zur Planung und Durchführung von Projekten, der auf kontinuierliche Verbesserung ausgerichtet ist. Demnach werden bei diesem Ansatz Projekte in Arbeitszyklen, sogenannte Sprints unterteilt. Auf die Thematik zur Agilität gehen wir in unserem Beitrag „Agiles Projektmanagement und Sprints“ genauer ein.

Agiles Projektmanagement und klassisches Projektmanagement

Gerade im Online Marketing ist ein weiterer Punkt ausschlaggebend: Die Onlinewelt ändert sich rasant, sodass immer mehr Wissen und Know-How in den verschiedenen Marketing-Bereichen notwendig werden und Verantwortliche immer auf dem neuesten Stand der Dinge sein müssen. Strategieänderungen oder kurzfristige Anpassungen in einer Projektphase ist hierbei keine Seltenheit. Doch was bedeutet das für das Projektmanagement? Projektmanager:innen müssen Projekte agil betrachten und bei Veränderungen schnell reagieren.

Durch die Vielfalt der Leistungen und Aufgaben innerhalb einer Agentur ist es offensichtlich, dass Projektmanager:innen kaum in der Lage sein können Projekte alleine zu realisieren. Sie müssen ihr Team, ihre Mitarbeiter mit dem Expertenwissen gezielt einsetzen. Natürlich sind sie auch dafür zuständig, dass alle beteiligten Personen – ob Kunden, eigene Mitarbeiter, Vorgesetzte oder Zulieferer – so zusammenarbeiten, dass eine fristgerechte Beendigung des Projekts möglich ist; auch wenn das Projekt in seiner Umsetzbarkeit agil ist.

Was sind die Aufgaben der Projektmanager:innen in einer Marketing Agentur?

Grundlegend muss das Projektmanagement in Marketing Agenturen zahlreiche Tasks, Subtasks und deren Anhängigkeiten unter einen Hut bringen. Es müssen die unterschiedlichsten Projekte bewältigt werden, zudem ist ein stetig wachsender Kundenstamm zu bedienen und interne Teammitglieder mit unterschiedlichsten Kompetenzen zu managen.

Hier kommt der Projektmanager ins Spiel: Projektmanager:innen in einer Marketing-Agentur sind sozusagen die Schnittstelle zur Agentur, dem operativen Team und den Agentur-Kunden. Sie halten alles zusammen und sind dafür verantwortlich, dass Projekte innerhalb der terminlichen und den Vorgaben umgesetzt werden. Im Online Marketing ist es typisch, dass die verschiedenen Verantwortungsbereiche bzw. Marketing-Leistungen und die projekteinwirkenden Variablen (Zeit, Kosten, Budget) verbunden werden müssen. 

Auf den Punkt gebracht: Die Aufgabe der Projektmanager:innen ist es, sicherzustellen, dass die zu erbringenden Leistungen frist- und budgetgerecht umgesetzt werden und die Kunden der Agentur über den Status informiert bleiben.

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Projektmanagement in Agenturen und im Marketing

Im Prinzip klingt das recht einfach und gar nicht so umfangreich: Pustekuchen; in der Praxis erfordert der Job eine Menge Know-How, Fleiß, Fingerspitzengefühl und soziale Kompetenz. Projektmanager:innen müssen häufig mehrere Agenturprojekte und Kundenprojekte gleichzeitig betreuen und darauf achten, dass diese im vorgegebenen Zeitrahmen und im geplanten Budget bleiben. Mit dem richtigen Projektmanagement Toll, der idealen Software für Projektmanagement, sollte das kein Problem sein. Glücklicherweise habe ich hier eine gute Empfehlung für effizientes Projektmanagement im Marketing.

Zu den Aufgaben des Projektmanagement im Marketing zählen:

  • Kick-Off Meetings zu organisieren, um Ziele und Anforderungen kennenzulernen
  • den Projektumfang festzulegen
  • Termine und Budgets zu planen
  • die Angebotserstellung
  • Meetings mit Kunden abhalten, um Projektziele und Anforderungen zu verstehen
  • Projektumfang festlegen und verwalten
  • Projektmanager-Kalender und Budget planen
  • Verteilung der Aufgaben in den Projektteams
  • Kostenvoranschläge ausarbeiten und Angebote erstellen
  • Anfangsbesprechung ansetzen und abhalten, häufige Statusüberprüfungen vornehmen
  • Aufgaben und Verantwortungsbereiche zuweisen
  • Kommunikation innerhalb des Teams optimieren
  • Projektfortschritt überwachen und Hindernisse beseitigen
  • Projektergebnisse vor Lieferung prüfen
  • Fortschrittsberichte an Kunden senden
  • Projekt und Zusammenfassung an den Kunden übergeben
  • den Status des Projekts zu beobachten und Meilensteine festzusetzen
  • Kommunikation zu initiieren
  • Projektfortschritte zu überwachen und Stolperfallen zu verhindern
  • Berichte zuzuarbeiten und Auswertungen mit dem Kunden zu diskutieren

FAZIT

Abschließend lässt sich sagen, dass komplexe Projekte im Marketing und in Marketing Agenturen ohne entsprechendes Projektmanagement kaum Erfolgschancen haben.

Die Projektmanager:innen sind also eine der wichtigsten Schnittstellen in einer Agentur und im Marketing. Unabhängig von der Agenturspezialisierung und der Expertise müssen Projektmanager:innen außerdem teamfähig sowie kommunikations- und führungsstark sein.

Der koordinierte und strukturierte Projektablauf – der durch das Projektmanagement ermöglicht wird – erleichtert sämtliche Prozesse und definiert optimalen Einsatz von allen Ressourcen, wie Zeit, Mitarbeiter und Budget. Gemeinsam mit dem Projektmanagement Tool smenso und seiner guten Projektdokumentationen werden alle Informationen zentralisiert, Tasks und Subtasks an die entsprechenden Teammitglieder verteilt. Durch den Projektstatus können schnell wichtige Entscheidungen getroffen und agil reagiert werden. Das effiziente Projektmanagement sorgt für einen erfolgreiche und reibungslose Realisierung von Projekten in Agenturen.

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