Wie strukturiere und klassifiziere ich meine Projekte mit smenso?

Marco De Tullio
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18. Januar 2022
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Lesezeit: 3 min.
Jeder der mehrere Projekte in einem System managen möchte, muss sich Gedanken darĂŒber machen, wie diese strukturiert werden. Normalerweise ist dieser Prozess sehr aufwĂ€ndig, da man dies mit verschiedenen Personen abstimmen und beschließen muss.
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Projekte sind schwierig zu strukturieren? GlĂŒcklicherweise ist das mit smenso nicht der Fall. Man kann mit einem Set an Klassifizierungen und Strukturen loslegen und diese im Laufe der Zeit verĂ€ndern und erweitern, ohne das System aufwĂ€ndig umprogrammieren zu mĂŒssen. Damit ist ein schneller Start und ein Ausprobieren möglich und die Software kann mit den eigenen Anforderungen flexibel wachsen.

In der Grundauslieferung von smenso stellen wir bereits viele Möglichkeiten der Strukturierung bereit, die genutzt werden können. In einem weiteren Beitrag haben wir erklÀrt, wie man Projekte strukturieren kann. Ich möchte in diesem Artikel genau auf die Möglichkeiten mit smenso eingehen, ein paar direkt vorstellen und auch einen Einblick geben, wie man eigene Klassifizierungen erstellen und nutzen kann.

Projekttyp

Ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal fĂŒr Projekte ist der Projekttyp bzw. Projektart. Doch wenn wir ĂŒber den Projekttyp sprechen, ist damit oft mehr als nur der Name gemeint. Man denkt sehr schnell an Workflows, BeispielterminplĂ€ne, Kostenarten, Risiken usw., die an diesem Projekttyp hĂ€ngen. Doch darĂŒber machen wir uns spĂ€ter Gedanken, wenn wir uns Projektvorlagen (Templates) anschauen.

Betrachten wir im ersten Schritt einmal nur rein die verschiedenen Typen, z.B.

  • Organisationsprojekte
  • Bauprojekte
  • IT-Projekte
  • Scrum Projekte
  • Change Projekte
  • Maschinenbauprojekte
  • Softwareprojekte
  • Projekte der Business Unit A / B / C
  • Projektideen
  • Interne Projekte
  • Kostensammler
  • uvm.
Wenn man Projekte danach organisiert, gruppiert oder filtert hat man bereits einen guten Überblick ĂŒber verschiedene Arten von Projekten.

Strukturieren mit Projektordnern

Mit den Projektordnern bieten wir ein universell einsetzbares Strukturelement an, welches man nach Belieben benennen kann. Projektordner können verschiedene AusprÀgungen einnehmen. Diese sind z.B.

  • Projektphasen
  • Abteilungen
  • Business Unit
  • Fachbereiche
  • Organisationseinheiten
  • Global Projekte
  • uvm.
NatĂŒrlich können die Projektordner beliebig weitere Klassifizierungen annehmen. Wie auch bei der Projektart, können Projekte danach organisiert, gruppiert oder filtert werden, so dass man einen komplett anderen Blick auf die Projekte erhĂ€lt.

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Projekte strukturieren

Das Klassifizierungs­element Ort

Das Klassifizierungselement Ort soll zeigen, wo das Projekt durchgefĂŒhrt wird. Möchte man wissen, an welchem Standort welche Projekte durchgefĂŒhrt werden und z.B. wie hoch das Budget an welchem Standort ist, sollte man dieses Feld verwenden. Örtlichkeiten können als Freitext hinterlegt werden, so dass man beliebige Werte erfassen kann.

Wie man mit smenso schnell loslegen kann, findet ihr auch in diesem Video:

Flavors

Die ersten 3 Klassifizierungsmerkmale waren schon mal nicht schlecht, aber da geht doch noch mehr, oder? Ja natĂŒrlich! Mit Flavors.

Was ist ein Flavor? Was wir Flavor nennen, ist eine zusĂ€tzliche, besondere Strukturierungsebene fĂŒr Projekte und Aufgaben. Flavors sind im Kern benutzerdefinierte Felder, die du beliebig benennen und mit beliebigen Werten ausprĂ€gen kannst. Zusammen mit den Filterungs- und Auswertungsmöglichkeiten eröffnen sich hiermit sehr viele nĂŒtzliche Szenarien. Hier ein paar Flavors die wir mit unserem Beispielprojekt mit ausliefern:

  • Portfolio
  • PrioritĂ€t
  • Budgethinweis
  • Plan-Kosten
  • Ist-Kosten
  • MeilensteinĂŒberwachungen
  • Dringlichkeit
  • Strategiebeitrag
  • uvm.

Diese Beispiele zeigen, dass man auf Ebene des Projektes beliebig viele weitere Attribute und AusprÀgungen definieren kann, nach denen man seine Projekte organisiert.

Es sind dann Aussagen auf Portfolioebene möglich, wie z.B.

  • Wie hoch ist das Budget aller Prio A Projekte?
  • Was sind die Plan- und Ist-Kosten der Projekte der Organisationseinheit A?
  • Welche Projekte sind in Gefahr? (Status Report)?
  • Welche wichtigen Termine sind in Verzug?
  • Ist mein Projekt „On Track“?
  • Welche Projekte sollten wir in Bezug auf die Strategie umsetzen?
  • Welche Projekte sind im Portfolio A?
  • uvm.

Fazit

Damit habt ihr einen ersten Eindruck ĂŒber die vielfĂ€ltigen Strukturierungsmöglichkeiten in smenso. Eine initial sinnvoll durchdachte Strukturierung ist sehr wichtig, aber sie kann auch problemlos mit der Zeit und mit euren Anforderungen wachsen, oder wenn mehr Beteiligte im System mit euch arbeiten. 

Gerne unterstĂŒtzen wir euch einigen ersten Gedanken. UnabhĂ€ngig davon werden wir dieses wichtige Thema auf unserem Blog aber immer wieder im Detail anhand bestimmter Beispiele und Best Practices aufgreifen.

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