Projekte sind schwierig zu strukturieren? Glücklicherweise ist das mit smenso nicht der Fall. Man kann mit einem Set an Klassifizierungen und Strukturen loslegen und diese im Laufe der Zeit verändern und erweitern, ohne das System aufwändig umprogrammieren zu müssen. Damit ist ein schneller Start und ein Ausprobieren möglich und die Software kann mit den eigenen Anforderungen flexibel wachsen.
In der Grundauslieferung von smenso stellen wir bereits viele Möglichkeiten der Strukturierung bereit, die genutzt werden können. In einem weiteren Beitrag haben wir erklärt, wie man Projekte strukturieren kann. Ich möchte in diesem Artikel genau auf die Möglichkeiten mit smenso eingehen, ein paar direkt vorstellen und auch einen Einblick geben, wie man eigene Klassifizierungen erstellen und nutzen kann.
Projekttyp
Ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal für Projekte ist der Projekttyp bzw. Projektart. Doch wenn wir über den Projekttyp sprechen, ist damit oft mehr als nur der Name gemeint. Man denkt sehr schnell an Workflows, Beispielterminpläne, Kostenarten, Risiken usw., die an diesem Projekttyp hängen. Doch darüber machen wir uns später Gedanken, wenn wir uns Projektvorlagen (Templates) anschauen.
Betrachten wir im ersten Schritt einmal nur rein die verschiedenen Typen, z.B.
- Organisationsprojekte
- Bauprojekte
- IT-Projekte
- Scrum Projekte
- Change Projekte
- Maschinenbauprojekte
- Softwareprojekte
- Projekte der Business Unit A / B / C
- Projektideen
- Interne Projekte
- Kostensammler
- uvm.
Strukturieren mit Projektordnern
Mit den Projektordnern bieten wir ein universell einsetzbares Strukturelement an, welches man nach Belieben benennen kann. Projektordner können verschiedene Ausprägungen einnehmen. Diese sind z.B.
- Projektphasen
- Abteilungen
- Business Unit
- Fachbereiche
- Organisationseinheiten
- Global Projekte
- uvm.
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Das Klassifizierungselement Ort
Das Klassifizierungselement Ort soll zeigen, wo das Projekt durchgeführt wird. Möchte man wissen, an welchem Standort welche Projekte durchgeführt werden und z.B. wie hoch das Budget an welchem Standort ist, sollte man dieses Feld verwenden. Örtlichkeiten können als Freitext hinterlegt werden, so dass man beliebige Werte erfassen kann.
Wie man mit smenso schnell loslegen kann, findet ihr auch in diesem Video:
Flavors
Die ersten 3 Klassifizierungsmerkmale waren schon mal nicht schlecht, aber da geht doch noch mehr, oder? Ja natürlich! Mit Flavors.
Was ist ein Flavor? Was wir Flavor nennen, ist eine zusätzliche, besondere Strukturierungsebene für Projekte und Aufgaben. Flavors sind im Kern benutzerdefinierte Felder, die du beliebig benennen und mit beliebigen Werten ausprägen kannst. Zusammen mit den Filterungs- und Auswertungsmöglichkeiten eröffnen sich hiermit sehr viele nützliche Szenarien. Hier ein paar Flavors die wir mit unserem Beispielprojekt mit ausliefern:
- Portfolio
- Priorität
- Budgethinweis
- Plan-Kosten
- Ist-Kosten
- Meilensteinüberwachungen
- Dringlichkeit
- Strategiebeitrag
- uvm.
Diese Beispiele zeigen, dass man auf Ebene des Projektes beliebig viele weitere Attribute und Ausprägungen definieren kann, nach denen man seine Projekte organisiert.
Es sind dann Aussagen auf Portfolioebene möglich, wie z.B.
- Wie hoch ist das Budget aller Prio A Projekte?
- Was sind die Plan- und Ist-Kosten der Projekte der Organisationseinheit A?
- Welche Projekte sind in Gefahr? (Status Report)?
- Welche wichtigen Termine sind in Verzug?
- Ist mein Projekt „On Track“?
- Welche Projekte sollten wir in Bezug auf die Strategie umsetzen?
- Welche Projekte sind im Portfolio A?
- uvm.
Fazit
Damit habt ihr einen ersten Eindruck über die vielfältigen Strukturierungsmöglichkeiten in smenso. Eine initial sinnvoll durchdachte Strukturierung ist sehr wichtig, aber sie kann auch problemlos mit der Zeit und mit euren Anforderungen wachsen, oder wenn mehr Beteiligte im System mit euch arbeiten.
Gerne unterstützen wir euch einigen ersten Gedanken. Unabhängig davon werden wir dieses wichtige Thema auf unserem Blog aber immer wieder im Detail anhand bestimmter Beispiele und Best Practices aufgreifen.
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