smenso trifft n8n: Unsere ersten kostenlosen Workflow-Templates sind live

In diesem Artikel stelle ich die drei aktuellen n8n Templates vor und erkläre, was sie können — und für wen sie gemacht sind.

Warum n8n?

n8n ist eine Open-Source-Automatisierungsplattform, die sich sowohl selbst hosten als auch in der Cloud nutzen lässt. Was mich überzeugt hat: volle Kontrolle über die eigenen Daten, keine künstlichen Grenzen bei der Logik und eine aktive Community mit tausenden von Templates. Für smenso-Nutzer bedeutet das: wer die smenso Integration API (Enterprise Add-on) einsetzt, kann n8n als mächtiges Bindeglied zwischen smenso und allen anderen Tools nutzen.

Workflow 1: smenso Tasks per Webhook erstellen und Microsoft Teams benachrichtigen

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Dieser Workflow ist der klassische Einstieg in die smenso-Automatisierung: Jede beliebige App, jedes Formular oder jedes externe System kann per Webhook einen neuen Task in smenso anlegen — ohne direkten API-Zugang zu brauchen.

So funktioniert es:

1. Ein Webhook-Node empfängt einen POST-Request von einem externen System
2. Die Daten werden auf smenso-Felder gemappt (Titel, Beschreibung, Projekt)
3. Der Task wird über die smenso API angelegt
4. Microsoft Teams erhält eine Benachrichtigung als Adaptive Card
5. Der Aufrufer bekommt eine JSON-Erfolgsantwort zurück

Typische Einsatzszenarien:

• Webformulare (Typeform, Elementor, Webflow) direkt mit smenso verbinden
• Task-Erstellung aus Zapier, Make oder eigenen Anwendungen triggern
• Team in Microsoft Teams informieren, sobald ein neuer Task eingeht

Workflow 2: Wöchentlicher Projektstatusbericht per E-Mail (Gmail)

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Kein manuelles Zusammenstellen mehr: Dieser Workflow läuft jeden Montag automatisch, ruft alle aktiven Projekte aus dem smenso Workspace ab und verschickt einen übersichtlichen HTML-Statusbericht per E-Mail. Ideal für Projektleiter, Management-Reporting oder den Montagmorgen-Überblick.

So funktioniert es:

1. Schedule Trigger startet jeden Montag um 8:00 Uhr
2. Alle aktiven smenso-Projekte werden über die API abgerufen
3. Ein Code Node baut daraus eine formatierte HTML-Tabelle
4. Der Bericht wird per Gmail, Outlook oder SMTP verschickt

Typische Einsatzszenarien:

• Automatisierter Wochenüberblick für Führungskräfte oder Kunden
• Stakeholder informieren, ohne sich in smenso einloggen zu müssen
• Wöchentliche Statushistorie aufbauen

Das Template lässt sich leicht anpassen: Zeitplan ändern, weitere Felder ergänzen oder den E-Mail-Provider tauschen — alles kein Problem.

Workflow 3: smenso Tasks aus Gmail erstellen mit automatischer Projektzuordnung

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Das ist mein persönlicher Favorit der drei — weil er so praktisch im Alltag ist: E-Mails mit dem Betreff „smenso Task“ werden automatisch in Tasks umgewandelt. Wer ein Keyword in eckigen Klammern ergänzt, sorgt dafür, dass der Task direkt im richtigen Projekt landet.

Das E-Mail-Format ist simpel:

• Betreff: smenso Task [Marketing]: Neues Kampagnen-Briefing
• Inhalt: Task-Beschreibung

So funktioniert es:

1. Gmail Trigger prüft jede Minute das Postfach auf passende E-Mails
2. Ein Filter lässt nur E-Mails von vertrauenswürdigen Absendern durch
3. Alle aktiven smenso-Projekte werden geladen
4. Das Keyword wird aus dem Betreff extrahiert und mit den Projekten abgeglichen
5. Der Task wird im passenden Projekt angelegt (oder im Fallback-Projekt)
6. Der Absender bekommt automatisch eine Bestätigungs-E-Mail
7. Die E-Mail wird als gelesen markiert

Typische Einsatzszenarien:

• Teammitglieder erstellen Tasks direkt aus dem E-Mail-Client — ohne smenso zu öffnen
• Kunden oder externe Partner reichen Aufgaben per Mail ein, ganz ohne smenso-Zugang
• Vom Smartphone aus: E-Mail schreiben, Task erscheint im richtigen Projekt

Was wird für die Workflows benötigt?

Alle drei Templates setzen folgendes voraus:

• Einen smenso Workspace mit aktiviertem Enterprise Add-on „smenso Integration API“
• Einen smenso API-Token, generiert im smenso Admin Center
• Ein n8n-Setup (Cloud oder Self-hosted)

Für Workflow 1 kommt zusätzlich eine Microsoft Teams Incoming Webhook URL dazu, für Workflow 2 und 3 ein konfiguriertes Gmail- bzw. E-Mail-Konto in n8n.

Alle Templates kostenlos auf n8n.io

Alle Workflows sind auf meinem Creator-Profil auf n8n.io frei verfügbar — einfach importieren, API-Token eintragen, fertig. Weitere Templates sind bereits in Planung und werden in den nächsten Wochen folgen.

Fragen zu den Workflows, Wünsche für neue Templates oder Feedback? Gerne direkt melden.