Agile Skalierung klingt in der Theorie gut, aber in der Praxis stellen sich viele Teams die gleiche Frage: Wie koordiniert man eigentlich mehrere agile Teams so, dass sie gemeinsam an einem großen Ziel arbeiten, ohne sich gegenseitig im Weg zu stehen? Genau hier kommt PI Planning ins Spiel. Als zentrales Element des Scaled Agile Framework (SAFe) ist PI Planning eine der bekanntesten Projektmanagement-Methoden für große Organisationen und bringt alle Beteiligten an einen Tisch, um gemeinsam zu planen, Abhängigkeiten zu klären und realistische Ziele für das nächste Program Increment zu setzen.
Ein Program Increment (PI) umfasst in der Regel 8 bis 12 Wochen, also mehrere Sprints. Das PI Planning Event findet zu Beginn jedes PIs statt und dauert typischerweise zwei Tage. Was auf den ersten Blick wie ein langer Meeting-Marathon wirkt, ist bei näherer Betrachtung eine strukturierte Planungsveranstaltung mit klaren Phasen, Rollen und Ergebnissen. Wer PI Planning richtig versteht und umsetzt, spart sich im Laufe des PIs jede Menge Abstimmungsaufwand und Überraschungen.
Die Kernbestandteile eines PI Planning Events
Ein PI Planning Event folgt einer festen Struktur, die sicherstellt, dass alle Teams am Ende mit einem gemeinsamen Plan aus dem Meeting gehen. Der erste Tag beginnt mit einem Business Context, in dem Führungskräfte und Product Management die strategische Richtung vorstellen. So verstehen Teams, warum bestimmte Features wichtig sind und welche Prioritäten gelten.
Danach folgt die Team Breakout Session: Jedes agile Team plant seine Iteration Goals für das kommende PI und erstellt ein Team PI Objective Board. Dabei identifizieren die Teams auch Abhängigkeiten zu anderen Teams und markieren Risiken. Am zweiten Tag werden diese Abhängigkeiten im großen Kreis besprochen und aufgelöst, bevor alle Teams ihre finalen PI Objectives vorstellen. Das Event endet mit einem PI Planning Confidence Vote, bei dem alle Teams abstimmen, ob sie dem gemeinsamen Plan vertrauen. Liegt die Zustimmung zu niedrig, wird nachgebessert.
Zentrale Ergebnisse des Events sind:
- Committed PI Objectives für jedes Team
- Ein Program Board mit visualisierten Abhängigkeiten
- Identifizierte Risiken und Maßnahmen
- Ein gemeinsames Verständnis der Prioritäten über alle Teams hinweg
Rollen und Verantwortlichkeiten beim PI Planning
PI Planning funktioniert nur, wenn alle relevanten Rollen aktiv beteiligt sind. Das SAFe-Framework definiert dabei klare Verantwortlichkeiten, die sich gegenseitig ergänzen.
Der Release Train Engineer (RTE) übernimmt die Moderation des gesamten Events. Er sorgt dafür, dass die Agenda eingehalten wird, Diskussionen konstruktiv bleiben und alle Teams die nötige Unterstützung bekommen. Product Manager und Product Owner verantworten die Priorisierung: Product Manager bringen die Features aus dem Program Backlog mit, Product Owner übersetzen diese in konkrete User Stories für ihre Teams. System Architects und Business Owner sind ebenfalls präsent und stehen für technische sowie strategische Fragen zur Verfügung. Entwicklungsteams schließlich sind die eigentlichen Planenden: Sie schätzen, committen und identifizieren Abhängigkeiten.
Eine häufige Falle ist, dass Führungskräfte PI Planning als reines „Entwickler-Event“ betrachten und nicht aktiv teilnehmen. Das führt dazu, dass strategische Fragen ungeklärt bleiben und Teams auf Annahmen planen müssen.
Vorbereitung: Was vor dem PI Planning wichtig ist
Der Erfolg eines PI Planning Events entscheidet sich zu einem großen Teil in der Vorbereitung. Teams, die unvorbereitet ins Event gehen, verbringen wertvolle Zeit damit, Fragen zu klären, die vorher hätten beantwortet werden können.
Auf der Seite des Product Managements sollte das Program Backlog vor dem Event priorisiert und mit klaren Akzeptanzkriterien versehen sein. Die wichtigsten Features für das kommende PI müssen bekannt sein, damit Teams sie direkt in der Breakout Session einplanen können. Auf technischer Seite sollte der System Architect eine Architektur-Vision vorbereiten, die zeigt, in welche Richtung sich das System entwickelt.
Für die Teams selbst ist es hilfreich, bereits vorab die Kapazitäten für das kommende PI zu berechnen, also Urlaube, Feiertage und andere Abwesenheiten einzuplanen. Wer die Projektmanagement-Grundlagen kennt, weiß: Realistische Kapazitätsplanung ist eine der häufigsten Ursachen für Planungsfehler. Außerdem lohnt es sich, offene Abhängigkeiten aus dem letzten PI zu dokumentieren, damit sie im neuen Planning direkt adressiert werden können.
Plane jetzt Projekte mit deinem Team ganz digital, schnell und unkompliziert mit einem Tool, dass dir bei allen Projekten hilft.Kostenlos testenTypische Herausforderungen und wie Teams sie lösen
PI Planning ist eine komplexe Veranstaltung, und selbst erfahrene SAFe-Organisationen stoßen regelmäßig auf ähnliche Probleme. Die gute Nachricht: Die meisten Herausforderungen sind bekannt und lösbar.
Abhängigkeiten werden zu spät erkannt
Wenn Teams erst am zweiten Tag merken, dass sie auf Ergebnisse anderer Teams warten müssen, entsteht Stress. Die Lösung: Abhängigkeiten sollten bereits in der Breakout Session aktiv gesucht und auf dem Program Board visualisiert werden. Ein strukturiertes Abhängigkeitsformat (Team A liefert X bis Iteration Y an Team B) hilft dabei, Unklarheiten zu vermeiden.
Zu viele Commitments, zu wenig Kapazität
Teams neigen dazu, im Planungseifer mehr zu committen, als realistisch umsetzbar ist. Hier hilft ein klares Kapazitätsmodell, das die verfügbare Velocity pro Iteration berücksichtigt. Der RTE kann als Moderator eingreifen und Teams dazu anhalten, ihre Commitments kritisch zu hinterfragen.
Remote PI Planning
Seit verteilte Teams zur Normalität geworden sind, stellt sich die Frage, wie PI Planning remote funktioniert. Digitale Whiteboards, strukturierte Video-Calls und asynchrone Vorabinformationen können helfen, aber der persönliche Austausch lässt sich nicht vollständig ersetzen. Hybride Formate, bei denen Teams lokal zusammenkommen und sich digital verbinden, haben sich in vielen Organisationen bewährt.
PI Planning mit digitalen Tools effizient umsetzen
Papier-Stickies auf einem physischen Program Board haben ihren Charme, skalieren aber nicht. Gerade wenn mehrere Standorte beteiligt sind oder das PI Planning remote stattfindet, brauchen Teams digitale Unterstützung, die über einfache Videokonferenz-Tools hinausgeht.
Gute digitale Tools für PI Planning sollten folgende Anforderungen erfüllen:
- Visualisierung von Abhängigkeiten zwischen Teams
- Transparente Darstellung von PI Objectives und Iteration Goals
- Echtzeit-Zusammenarbeit, damit alle Teams gleichzeitig planen können
- Integration mit bestehenden Entwicklungs- und Projektmanagement-Workflows
- Nachverfolgbarkeit, um nach dem Event den Fortschritt zu messen
Ein häufig unterschätzter Aspekt ist die Zeit nach dem PI Planning. Das schönste Program Board hilft nichts, wenn es nach zwei Tagen in einer Schublade verschwindet. Digitale Tools ermöglichen es, den Plan lebendig zu halten, Updates einzupflegen und Abweichungen frühzeitig sichtbar zu machen. Das ist besonders bei agilen Projekten relevant, wo sich Prioritäten im Laufe des PIs verschieben können.
Wie smenso beim PI Planning unterstützt
Wir bei smenso haben eine Work-Management-Plattform entwickelt, die Teams dabei hilft, PI Planning nicht nur zu überstehen, sondern wirklich davon zu profitieren. Unsere Plattform bietet konkrete Funktionen, die den gesamten PI-Planning-Prozess digital abbilden:
- Benutzerdefinierte Felder und Ansichten, um PI Objectives, Iteration Goals und Abhängigkeiten strukturiert zu erfassen und für jedes Team passend darzustellen
- Dashboards, die den Fortschritt aller Teams auf einen Blick zeigen und Abweichungen vom Plan sichtbar machen
- Workflows und Genehmigungsprozesse, die sicherstellen, dass Commitments dokumentiert und nachverfolgbar bleiben
- Microsoft 365 Integration mit direktem Zugriff aus Microsoft Teams, damit PI-relevante Informationen dort verfügbar sind, wo Teams ohnehin arbeiten
- SAP-Datenanbindung für Organisationen, die SAP im Einsatz haben und Projektdaten direkt integrieren möchten
- 100% DSGVO-konforme Cloud-Infrastruktur made in Germany, damit sensible Planungsdaten sicher bleiben
PI Planning ist eine der wirkungsvollsten Projektmanagement-Methoden für skalierte agile Teams, aber nur, wenn die Planung auch nach dem Event gelebt wird. Wir helfen dabei, genau das zu ermöglichen. Schau dir an, wie smenso dein Team bei der agilen Planung unterstützen kann, und nimm gerne Kontakt mit uns auf.
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