Effiziente Projektmeetings planen und durchführen

Sven Flätchen
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17. Januar 2022
//
Lesezeit: 6 min.
Mit unserem Beitrag möchten wir dir unsere bewährte Vorgehensweise zur effizienten und erfolgreichen Planung unserer Projektmeetings zeigen.
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Projektmeetings und Meetings effizient planen

Warum Projektmeetings planen und durchführen? Sicherlich hast Du auch bereits an Meetings teilgenommen, bei denen Du am liebsten mit dem Kopf gegen die Wand gelaufen wärst, da es ein reines Organisationschaos war, es keine Tagesordnungs- oder vordefinierte Besprechungspunkte gab oder bei dem man sich nicht an die Tagesordnungspunkte gehalten hat. Oder alte Themen werden wieder aufgewärmt, von denen Du dachtest, sie wären doch in früheren Meetings schon gelöst worden 🤷‍♂️

Projektmeetings / Meetings müssen aber nicht unbedingt leidvolle Angelegenheiten sein. Sie können durchaus sinnvoll und nützlich sein, wenn sie sorgfältig geplant und durchgeführt werden. Wenn man Projektmeetings richtig nutzt, kann man  mehr über die Arbeitsmethoden der Teammitglieder erfahren; man kann Brainstormings veranstalten, Probleme analysieren und schnellere Entscheidungen treffen.

Meetings / Projektmeetings richtig planen

Vorbereitung ist King! Überlege Dir im Vorfeld z.B. die folgenden Punkte:

  • Zweck des Projektmeetings / Meetings definieren. Dieser erste Schritt hilft dir dabei, die richtigen Personen einzuladen, und ermöglicht es den Teilnehmern, sich auf das Meeting vorzubereiten.
  • Entscheide, wer teilnehmen soll und warum. Mehr ist nicht immer besser. Man könnte es halten wie Jeff Bezos mit seiner Zwei-Pizza-Regel: An einer Besprechung sollten nie mehr Leute teilnehmen, als mit zwei Pizzen satt werden können. OK, zugegeben, Pizzagrößen und Hunger sind recht individuell, aber Jeff hat die amerikanische Pizza gemeint. Diese soll vier Personen satt machen (what?), damit wären für ein Meeting max. 8 Personen effizient. Du verstehst den Gedanken… Lade nur so viele Personen ein, wie für das Meeting absolut sinnvoll. Sonst wird ein aktiver Austausch zwischen allen Beteiligten kaum möglich sein und das Ganze artet schnell in einen Vortrag aus. Und dann kannst Du auch gleich eine E-Mail schreiben.
  • Richtig terminieren. Lade rechtzeitig zum Meeting ein, damit die Personen, die du dabeihaben möchtest, auch den Termin bei sich einplanen und wirklich dabei sind.
  • Ziel des Projektmeetings bestimmen. Die meisten Personen sind eher bereit, an einem Meeting teilzunehmen, wenn sie wissen, warum ihre Teilnahme wichtig ist.
  • Bereite eine schriftliche Tagesordnung vor, in der die Themen und Zeiten definiert sind. So können alle erkennen, weshalb ihre Teilnahme erwünscht ist, außerdem ist die Tagesordnung dein roter Faden zur Durchführung des Projektmeetings.
  • Stelle die Tagesordnung und ggf. auch weitere Informationen vorab bereit. Somit haben deine Teilnehmer:innen Zeit sich Gedanken zu machen. Damit erhöhst du gleichzeitig auch die Effizienz des Meetings für das Projekt. Wir machen das intern mit unserem eigenen Tool.
  • Projektmeetings / Meetings sollten nicht länger als eine Stunde dauern. Lange Projektmeetings oder generell lange Meetings rauben die Konzentration und die Produktivität nimmt stetig ab, Teilnehmer:innen verlieren den Fokus. Wenn es mal komplexere Themen sind, hilft ganz besonders eine gute Vorbereitung, ggf. vorab auch mal ein kleines Paper an alle schicken mit ausformulierten Punkten, oder einfach mehrere Meetings planen. Projektmeetings gehören also auch zum erfolgreichen Projektmanagement.

Ein Projektmeeting / Meeting richtig durchführen

Ob dein Projektmeeting erfolgreich wird hängt davon ab, wie du dein Meeting durchführst. Hier ein paar Tipps, auf die Du achten kannst:

  • Beginne das Projektmeeting / Meeting pünktlich, auch wenn noch jemand fehlt. Wenn Deine Teilnehmer merken, dass Du wartest bis der letzte Teilnehmer hinzukommt, dann werden irgendwann alle zu spät sein.
  • Achte auf die Zeit. Das ist immer schwer, aber beachte die Zeit zu deinen definierten Themen, damit die Zeiten zu den Tagesordnungspunkten nicht überschritten werden. Es kann helfen, eine Person als „Wächter“ zu bestimmen, die diese Aufgabe übernimmt.
  • Halte schriftlich fest, wer teilgenommen hat, welche Themen erörtert wurden und wer welche Aufgaben bekommen hat. Auch da hätten wir wieder smenso… OK, genau, das hilft jedenfalls dir und den Teilnehmenden, sich Informationen noch einmal anzusehen und die Aufgabenverteilung nachzuvollziehen.
  • Liste die Punkte auf, die nach dem Meeting noch weiter diskutiert oder bearbeitet werden sollen. Bestimme für jeden Punkt einen Verantwortlichen und verteile die To Dos. So stellst du sicher, dass Themen bei einem der nächsten Projektmeeting / Meetings besprochen werden und Verantwortlichkeiten klar sind.
  • Wenn für eine bestimmte Entscheidung nicht die richtige Person anwesend ist oder Informationen fehlen, kürze die Diskussion ab und setze den Punkt auf eine To-Do-Liste. 
  • Beende das Projektmeeting / Meeting immer pünktlich. Zeit ist kostbar und allein aus Respekt vor der Tagesplanung aller Teilnehmenden solltest Du das Meeting pünktlich beenden und Themen, die nicht besprochen werden konnten, auf die To-Do-Liste nehmen oder als Tagesordnungspunkt des nächsten Meetings aufnehmen.

Die erfolgreiche Nachbearbeitung deines Meetings / Projektmeetings

Das Meeting ist vorbei, aber damit hört die Arbeit meistens nicht auf, bzw. sollte sie nicht 😀 Den besten Nutzen des Meetings wirst Du haben, wenn Du die Nachbearbeitung toolgestützt aufbereitest. Nein, damit ist nicht gemeint eine PowerPoint aufsetzen und das PDF davon verschicken…

  • Bereitstellen eines Protokolls. Stelle allen Teilnehmenden ein Protokoll des Projektmeetings mit allen wichtigen Informationen zur Verfügung, solange diese noch „frisch“ im Kopf sind. 
  • To-Dos verteilen: Prüfe nochmal die To-Do-Liste und die Verantwortlichkeiten und verteile die Aufgaben entsprechend an das Team bzw. die Teilnehmenden des Meetings. Hänge ggf. wichtige Dokumente im Tool an die Aufgaben und vergiss nicht Deadlines zu setzen.
  • Controlling der To-Do-Liste: Es kann nicht schaden, den Fortschritt der Bearbeitung der Aufgaben aus dem Meeting im Blick zu behalten. Am besten funktioniert das mit einem Tool wie smenso, mit dem Du z.B. eine Listenansicht mit speziellen Filtern auf das Meeting oder die beteiligten Personen in deinem Projekt erstellst.

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Projektmeetings und Meetings effizient planen

Neben diesen grundlegenden Tipps zur Durchführung von Meetings möchten wir Dir noch einige Aspekte für speziellere Arten von Meetings zeigen: 

  • Regelmäßige Teammeetings (Unser „Daily“. Dieses findet täglich vormittags statt)
  • Spontane Meetings in kleinen Gruppen bei denen lediglich ein Thema diskutiert und besprochen wird.

Regelmäßige Teammeetings (Daily-Meeting)

Regelmäßige durchgeführte Teammeetings ermöglichen den Beteiligten sich gegenseitig über den Stand der Dinge und eventuelle Probleme zu informieren und produktive, vertrauensvolle zwischenmenschliche Beziehungen zu pflegen. Gerade in der heutigen Zeit, in der viele aus dem Homeoffice arbeiten oder arbeiten müssen ist dies besonders wichtig, um auch eine gewisse Verbundenheit unter den Kollegen und zum Unternehmen zu halten. Bei smenso führen wir unser sogenanntes „Daily“ täglich vormittags durch, bei dem sich alle Mitarbeiter über eine virtuelle Videokonferenz hinzuschalten. Tagesordnungspunkte sind hier nicht zwingend erforderlich.

Diese Art von Meetings bietet allen Teilnehmern auch die Gelegenheit, sich noch einmal über den Fokus unserer Tätigkeit und Unternehmensziel zu verständigen und allen Beteiligten über Aktivitäten innerhalb und außerhalb des Projektes zu informieren, die sich auf ihre Arbeit und damit auf den Gesamterfolg von smenso auswirken könnten.

Gilt das regelmäßige Meeting für ein bestimmtes Projekt, welches über einen langen Zeitraum betreut oder realisiert werden soll, empfehlen wir dir hierzu noch folgende Punkte zu beachten:

  • Auch wenn das Meeting regelmäßig stattfindet. Eine Tagesordnung zum Meeting empfiehlt sich auch hier.
  • Stelle für alle Beteiligten einen Statusbericht zur Verfügung.
  • Stelle Hintergrundinformationen bereit, die für das Meeting relevant sind.
  • Schränke Diskussionen ein, die zu sehr in die Tiefe gehen. Hierzu werden eigene Meetings angesetzt, denn das regelmäßige Meeting soll lediglich für einen gemeinsamen Statusüberblick sorgen.
  • Protokolliere das Meeting und stelle es den Teilnehmern zur Verfügung.

Spontane Meetings

Im Projektverlauf entstehen oft Probleme, die auftreten und vielleicht in der Planungsphase nicht relevant erschienen oder bedacht wurden. Hierzu können spontane Meetings hilfreich sein, um das Projekt auf Kurs zu halten. Bei spontanen Meetings empfehlen wir eine kleine Teilnehmerrunde, insbesondere mit den Projektverantwortlichen. Da Probleme oft unerwartet auftauchen, empfehlen wir Dir folgendes bei einem spontanen Meeting zu beachten:

  • Mach das Problem deutlich und kommuniziere es an die Teilnehmer und erkläre Ihnen warum das Problem gelöst werden muss und was Du in dem Meeting erreichen möchtest. Erkläre den Teilnehmern den Zweck und Notwendigkeit des Meetings
  • Überlege wer bei diesem spontanen Meeting dabei sein muss und wer von dem Problem – auch indirekt – betroffen sein könnte.
  • Dokumentiere das Meeting und leite daraus Aufgaben ab. Idealerweise kannst du direkt in deinem Workspace von smenso die Aufgaben eintragen und die Aufgabe einer Person zuweisen. Ist die Aufgabe dringlich, so kannst Du dies entsprechen kennzeichnen.
  • Die Infos des Meetings müssen allen Teilnehmern zugänglich sein. Wenn nicht bereits geschehen, dann ladest du Teilnehmer in den Projektordner von smenso ein. So haben alle Beteiligten den Projektstatus und sehen, wann die dringlichen Aufgaben zu dem erkannten Problem gelöst werden.

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Eigentlich sollte man Äpfel mit Birnen nicht vergleichen, aber da wir oft nach dem Unterschied zwischen smenso und Microsoft Project gefragt werden, machen wir in diesem Fall einmal eine Ausnahme 😉

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