Was ist ein Projekt?
Die meisten Experten und Projektmanager sind sich da einig, dass ein Projekt einige Eigenschaften besitzen muss, die es von einer normalen Tätigkeit differenziert:
- Zielvorgabe: Mit einem Projekt wird ein bestimmtes Ziel verfolgt, welches zu Beginn definiert wird. (Beispiel: Erstellung eines Onlineshops für ein mittelständisches Unternehmen.)
- Einmaligkeit: Ein Projekt ist ein einmaliges Vorhaben und keine Routineaufgabe (Beispiel: Erstellung eines Onlineshops mit besonderer Funktionalität.)
- Komplexität: Das Vorhaben ist aufgrund von Ungewissheit, anspruchsvoller Aufgaben oder Einbeziehung vieler Beteiligter nicht leicht zu überblicken. (Beispiel: Für den Onlineshop sollen neue Technologien zum Einsatz kommen, mit denen bisher keine Erfahrung besteht.)
- Zeitliche Befristung: Ein Projekt beginnt zu einem festen Termin (Starttermin) und endet auch irgendwann mal (Endtermin). (Beispiel: Beginn des Onlineshops im Oktober und Fertigstellung des Onlineshops bis Mai des Folgejahres.)
- Ressourcen: Ein Projekt benötigt verschiedene Ressourcen, vor allem Geld (Budget), Zeit und Arbeitskraft (Personal)
- Projektspezifische Organisation: Ein Projekt muss nicht schwierig sein, aber es ist meist auch nicht trivial. Zur Erreichung des definierten Projektziels bedarf es einer projektspezifischen Organisation (Projektteam, Projektleiter, Tools, etc.) und eines Lösungsweges.
Das Backen einer Pizza ist also kein Projekt, da stimmst du mir sicher zu. Die erste Mondlandung hingegen, ein einmaliges Vorhaben mit ein klein bisschen mehr Komplexität, ist schon eher ein Projekt.
Und was ist mit dem Bau eines Gebäudes? Ist das ein einmaliges Projekt? Für den Bauherrn sicherlich schon, aber für die Baufirma? Klar, auch für die Baufirma ist es ein Projekt, da kein Haus, mit seinen Bauplätzen und individuellen Anforderungen dem anderen gleicht. Ein nicht weit hergeholtes Beispiel, denn viele Bauträger und Bauunternehmen nutzen bereits unsere Projektmanagement-Lösung smenso zur Verwaltung und Management ihrer Bauprojekte.
Aber zurück zum eigentlichen Thema: „Was ist ein Projekt?“. Obwohl der Begriff ständig verwendet wird, fällt es vielen sicherlich schwer, sofort eine Definition zu finden. Das Ganze wird noch erschwert, da es in der Wirtschaft, in Verbänden und im Management mehrere Definitionen für „Projekt“ gibt. Na super, es folgen ein paar Beispiele.
Verschiedene Definitionen
Definition nach DIN
Wie immer, wenn etwas genormt werden soll, wird in Good-old-Germany eine DIN-Norm ins Leben gerufen – in diesem Fall also für ein „Projekt“ die sexy klingende DIN 69901. Ein Projekt ist demnach:
Definition im Wirtschaftslexikon
Wir haben im Gabler Wirtschaftslexikon nachgeblättert und für euch die Definition von Prof. Dr. Gerhard Schewe gefunden. Et voilà:
Definition nach der International Project Management Association
Die Definition der International Project Management Association IPMA mit Sitz im schönen Zürich darf natürlich nicht fehlen. Wer hat’s erfunden?
Die projektspezifische Organisation
Die meisten Probleme lassen sich gemeinsam einfacher lösen. Ebenso kann ein Projekt schließlich nur durch ein organisiertes Team zum Erfolg gebracht werden. Wie zuvor beschrieben ist dieser Faktor eine wichtige Eigenschaft eines Projektes: Die projektspezifische Organisation. Eine projektspezifische Organisation hat folgende Eigenschaften bzw. Voraussetzungen:
- Projektleiter:innen – also vermutlich Du – managen und verfügen im Rahmen ihrer Kompetenzen über die erforderlichen Ressourcen (wenn’s denn genügend gibt). Zudem überwachen diese den Projektstatus und ergreifen bei Abweichungen entsprechende Maßnahmen.
- Ein Projektteam, also die Personen, die an dem Projekt beteiligt sind und an den Zielen arbeiten.
- Ein strukturierter Projektplan, der aus Aktivitäten, Aufgaben, Teilaufgaben, Terminen und der Zuordnung von Verantwortlichkeiten und Ressourcen besteht.
- Ein Projekttool oder eine Projektmanagement-Lösung, mit dem du effizient deinen Projektplan erstellen und strukturieren, dein Projektteam verwalten und stets den Status über den Fortschritt einsehen kannst. Mir fällt da auch direkt ein Tool ein: smenso. Gibt natürlich noch andere… viel Erfolg 🤗
- Manchmal gibt es Kontrollinstanzen, die das Projekt mit überwachen und im Idealfall unterstützen.
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Wenn die ersten beiden Voraussetzungen bei einer projektspezifischen Organisation nicht erfüllt bzw. vorhanden sind, dann wirst Du es schwer haben.
Wenn du als Projektleiter:in keine Leitung einnehmen, über kein Budget verfügen, auf keine Ressourcen zurückgreifen kannst oder kein Team hast, das mit dir das Projektziel erarbeiten kann, dann besser direkt die Hand heben… Ebenfalls kritisch wird’s, wenn es zu viele Kontrollinstanzen gibt, oder solche, die jeden einzelnen Schritt deines Projektes kontrollieren wollen.
Dies passiert recht häufig und viele Bekannte mussten das in ihren Unternehmen schon erleben: Man wird zum Projektleiter oder zur Projektleiterin ernannt, bekommt aber kaum Gestaltungsmöglichkeiten oder Ressourcen eingeräumt, weil um jede Stunde Arbeitszeit gebettelt werden muss.
Das nur als Tipp am Rande: Achte auf die Rahmenbedingungen und lege besonderen Wert auf das Team! Und beanspruche die Verantwortung, die mit der Rolle Projektleitung einher geht.
Fazit
Was ist ein also ein Projekt? Definitionen gibt es neben den bereits genannten noch viele mehr. Versuchen wir uns noch an einer abschließenden Variante, der smenso-Definition:
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